Guide des instances par vidéoconférence et par Zoom

Tribunaux décisionnels Ontario tient des instances par vidéoconférence au moyen de Zoom si cela est faisable et approprié du point de vue procédural.

Table des matières

Se préparer à une vidéoconférence

Le tribunal fournira un lien pour se joindre à l’instance sur Zoom. Les participants doivent vérifier qu’ils ont accès à tous les documents et les outils connexes avant l’instance. Si vous n’avez pas les applications et les outils nécessaires, veuillez communiquer avec le tribunal.

Il est de la responsabilité des parties de fournir le lien à leurs témoins et de les informer qu’ils sont tenus de se joindre à Zoom, à l’heure indiquée par le tribunal, pour faire leur déposition.

Les participants peuvent utiliser un téléphone intelligent pour se joindre à la vidéoconférence si l’arbitre l’autorise. L’utilisation d’un téléphone intelligent est déconseillée en raison des risques d’interruptions (c.-à-d. des appels et des messages entrants) et du risque d’épuisement de la pile.

Exigences technologiques

Chaque participant devra disposer d’un appareil muni d’une webcam et d’un microphone et avoir un accès à une connexion Internet fiable dotée d’une bande passante suffisante. L’appareil devrait être branché en permanence.

Astuces pour les participants :

Se joindre à la vidéoconférence

Tous les participants devraient se joindre à Zoom 10 minutes avant l’heure prévue du début de la vidéoconférence afin de disposer de suffisamment de temps pour se connecter. Si les parties ou les témoins ont des difficultés à se connecter, ils devraient consulter le Guide d’utilisateur - Zoom ci-dessous ou communiquer avec le tribunal.

En plus de l’arbitre du tribunal qui anime l’instance et de tout membre du personnel présent, seules les personnes suivantes sont autorisées à assister à une instance à huis clos :

Dans le cas d’une instance publique, le public peut observer par la téléconférence fournie par le tribunal.

Ce qui est attendu des participants

Les participants doivent respecter la même étiquette formelle et le même protocole que pour les instances en personne lors d’une vidéoconférence. Cela signifie qu’ils doivent respecter les règles suivantes :

Règles applicables aux témoins

Afin de protéger l’intégrité de l’instance, voici quelques règles que les témoins doivent respecter :

Pratiques exemplaires pour l’envoi de documents des parties

Pratiques exemplaires en matière d’instances publiques

Public proceeding schedule will be posted on the respective website in advance of the proceeding. Members of the public, who wish to observe a public proceeding conducted on Zoom, will be able to do so via a teleconference. To do so, members of the public may need to reach out to the respective tribunal to obtain instructions.

À la discrétion du tribunal, les membres du public peuvent observer l’instance via Zoom. Le tribunal indiquera au public le lien Zoom et les instructions pour y accéder. La limite technique de 300 personnes à une instance par Zoom sera prise en considération lorsque le public a accès à une instance.

Interprètes

Si cela est approprié, des interprètes seront engagés pour une instance. Le tribunal suivra la procédure habituelle d’engagement d’un interprète et remettra à l’interprète des instructions pour se joindre à l’instance par Zoom. L’interprète devra fournir ses services d’interprétation selon les besoins, pendant l’instance. Le tribunal pourrait remettre des lignes directrices à l’interprète pour assurer un service efficace. Les participants qui ont besoin de services d’interprétation devraient se familiariser avec la fonction Pin (Épingler) (paragraphe Épingler – pour des participants), décrite dans le Guide de l’utilisateur - Zoom.

Assistance

Si un participant est déconnecté de la vidéoconférence et qu’il ne parvient pas à se reconnecter immédiatement, il doit communiquer avec le tribunal. Si le participant ne peut pas se joindre à la conférence, l’instance sera temporairement ajournée. Le tribunal convoquera une conférence téléphonique pour établir les prochaines étapes. Dans certains cas, l’arbitre peut ajourner l’instance s’il est d’avis qu’elle ne peut pas se dérouler de façon équitable.

Déni de responsabilité

L’instance se déroulera par vidéoconférence au moyen de Zoom. Veuillez noter qu’en cliquant sur le lien menant à la vidéoconférence Zoom, des renseignements personnels comme votre nom, votre adresse de courriel et votre adresse IP, pourraient être recueillis, entreposés, utilisés et divulgués par Zoom conformément à son énoncé de confidentialité et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada). Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l’Énoncé de confidentialité de Zoom (en anglais seulement).

Guide d’utilisateur - Zoom

Pour commencer

Les participants sont encouragés à s’installer dans un endroit protégé et tranquille pour se joindre à l’instance. Il est recommandé de vérifier si tous les dispositifs et le matériel qui seront utilisés sont branchés et fonctionnent bien. Chaque participant devra avoir accès à une connexion Internet fiable dotée d’une bande passante suffisante pour la vidéoconférence.

Ce qu’il faut avoir :

À l’instance

Comment se joindre à une instance

Le tribunal envoie à chaque participant une invitation contenant un lien pour accéder à l’instance par Zoom.

Il est recommandé de se joindre à l’instance 10 minutes avant l’heure prévue de la conférence pour avoir le temps de régler tout problème technique éventuel et se connecter au système.

Le lien qui sera envoyé par courriel pour accéder à la conférence par Zoom sera semblable à l’image ci-dessous :

Screenshot of an email invitation. It says Join Zoom Meeting followed by a link to the meeting, a meeting ID, and a passcode.

Si vous avez déjà téléchargé l’application (l’appli) Zoom, la conférence devrait s’ouvrir dans l’appli lorsque vous cliquez pour vous joindre à l’instance. Si vous n’avez pas téléchargé l’appli, cliquez sur le lien indiqué dans l’invitation et une fenêtre apparaîtra, vous invitant à vous joindre à la réunion avec une version du navigateur ou en téléchargeant l’appli comme indiqué ci-dessous :

Screenshot of the launch meeting prompt. It says click open on the dialog shown by your browser. If you don't see a dialog, click Launch Meeting below.

Sur cette page, vous pouvez ouvrir Zoom dans votre navigateur (Google Chrome, Microsoft Edge et Internet Explorer) ou télécharger l’appli Zoom. Si vous choisissez de participer avec l’option Web, vous arriverez à une nouvelle page Web.

Saisissez votre nom pour vous joindre à l’instance et validez la vérification Captcha :

Screenshot of the Join Meeting screen. From top to bottom, there is a text field for the user's name, a checkbox to remember the user name for future meetings, a security CAPTCHA and a Join button.

Utilisation de la vidéo et du microphone

Pour activer ou désactiver la vidéo ou le microphone pendant l’instance, cliquez sur l’icône correspondant à la webcam ou au microphone.

Dans l’image ci-dessous, la vidéo est désactivée et le microphone est activé. Si le microphone ou la vidéo est désactivé ou si les deux fonctions sont désactivées, l’icône correspondante sera barrée.

Screenshot of the microphone and video buttons. The microphone is on the left and the video is on the right.

Lorsque vous cliquez sur le lien pour vous joindre à la conférence, vous serez automatiquement placé dans une salle d’attente. L’arbitre vous donnera la permission de vous joindre à la conférence.

Salles de discussions

Pendant que vous vous trouvez dans la principale salle de conférences, l’arbitre peut vous envoyer un lien, par courriel, pour vous inviter dans une autre salle de discussions Vous verrez apparaître une invitation à vous joindre :

Screenshot of the breakout room prompt. It says you have been assigned to Breakout Room: Breakout Room 2. Beneath the text is a Join Breakout Room button.

Vous pouvez quitter la salle de discussions et retourner dans la salle de réunion principale à tout moment, ou quitter toute l’instance depuis la salle de discussions. Cliquez sur le bouton Leave (Quitter) en bas à droite de votre réunion Zoom :

Leave Breakout Room buttons. The Leave Meeting button is on the top, and the Leave Breakout Room button is on the bottom.

Si vous cliquez sur Leave Meeting (Quitter la réunion), vous mettrez fin à votre participation à la salle de discussion et à la salle de réunion principale.

Si l’arbitre met fin à la ou aux salles de discussion, vous en serez informé et vous aurez la possibilité de retourner dans la salle principale immédiatement ou dans 60 secondes.

Pin (Épingler) des participants

Zoom affichera ce que vous voyez dans une salle de conférence en fonction de la personne qui parle et du choix fait de partager du contenu ou non. Pour donner la priorité à la vidéo d’un participant en particulier, qu’il soit en train de parler ou non, vous devez utiliser la fonction Pin (Épingler) pour garder sa vidéo. Pour « Épingler » un participant, ouvrez le Participant Menu (Menu de participants) et cliquez sur le bouton More (Plus), puis sélectionnez Pin (Épingler).

Screenshot of the Participants Menu. Participants are represented by an icon and their name.

Le participant aura une icône « Épingler » à côté de son nom dans le « Menu de participants » dans la salle de réunion :

Screenshot of the thumbtack icon.

Si vous choisissez de partager un document pendant que des participants sont épinglés, le document aura préséance et les vidéos seront minimisées dans le coin inférieur droit de la conférence.

Lever la main

La fonction Raise Hand (Lever la main) dans Zoom est un excellent outil pour faire un commentaire ou poser une question sans interrompre l’instance.

Pour lever la main, cliquez sur Reactions/Raise Hand (Réactions/Lever la main) dans la barre de contrôle :

Screenshot of the Reactions icon. Screenshot of the Raise Hand icon.

L’arbitre recevra un avis lorsque vous levez la main et il vous donnera la possibilité de vous exprimer dès que c’est possible. Lorsque vous avez posé votre question ou fait votre commentaire, l’arbitre « baissera la main ». Vous pouvez lever la main autant de fois que vous le voulez pendant l’instance.

Clavardage

Pour clavarder dans Zoom, cliquez sur l’icône Clavardage dans la barre de contrôle principale. La fenêtre de clavardage s’ouvrira dans la réunion :

Screenshot of the Chat window. The user can select who their message is for via the To: field. To the right of the To: field is a File icon the user can click to upload attachments. Beneath those options is the Chat box in which users can type their messages.

Tapez le message dans le champ de clavardage et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour envoyer le message.

Pour de plus amples renseignements, consultez le site Web Tribunaux décisionnels Ontario.


2021 mai
Tribunaux décisionnels Ontario