Lignes directrices sur la révision des motifs et Normes de qualité des décisions

(Available in English)

Les présentes Lignes directrices sur la révision des motifs et Normes de qualité des décisions ont été établies pour assurer la transparence et l’uniformité des politiques et procédures de Tribunaux décisionnels Ontario concernant la révision des motifs écrits et les normes de qualité.

Les présentes lignes directrices reconnaissent le principe important d’indépendance décisionnelle des membres de Tribunaux décisionnels Ontario. Elles reconnaissent également l’intérêt que Tribunaux décisionnels Ontario accorde à la qualité et à l’uniformité des décisions de ses membres. La production de décisions de haute qualité renforce la confiance du public envers les organismes constitutifs et les arbitres de Tribunaux décisionnels Ontario.

Objets

Les objets des présentes lignes directrices sont les suivants :

• Préserver l’indépendance décisionnelle. Tribunaux décisionnels Ontario reconnaît que tout processus de révision des motifs doit respecter l’indépendance et l’autonomie décisionnelles des membres du tribunal. L’indépendance des membres se rapporte au fait d’être libre de toute influence inappropriée de sorte que les membres puissent décider de toutes les questions juridictionnelles qui leur sont soumises selon leur conscience. Tribunaux décisionnels Ontario reconnaît que les membres ont des antécédents personnels et professionnels différents, et que certains membres qui se joignent à Tribunaux décisionnels Ontario n’ont pas de formation juridique. Pour cette raison, le processus de révision des motifs décrit ci-dessous vise à respecter l’indépendance décisionnelle des membres tout en contribuant à garantir que toutes les décisions sont intelligibles, bien raisonnées et fondées en droit.
• Favoriser des décisions de haute qualité. Les présentes lignes directrices visent à promouvoir, maintenir et améliorer la qualité générale, l’uniformité et la cohérence des décisions des membres. L’uniformité et la prévisibilité sont des traits marquants de la justice administrative et de l’équité. De plus, les parties qui comparaissent devant les tribunaux décisionnels s’attendent à ce que des questions similaires soient traitées de la même façon et à ce que les membres d’un tribunal interprètent de manière uniforme la loi, les politiques et les règles. Les présentes lignes directrices ont pour but de définir une approche systémique, pour aider les membres à rendre des décisions cohérentes et de haute qualité, et de favoriser l’amélioration continue de la qualité du processus décisionnel. Ce faisant, elles visent à renforcer la confiance du public dans les organes de Tribunaux décisionnels Ontario.
• Constituer une ressource pour les membres. Les motifs écrits sont le principal moyen par lequel un tribunal décisionnel communique avec les parties et le public. Il importe donc que les motifs soient clairs, adaptés, bien raisonnés et étayés par la preuve, et qu’ils fassent partie d’une jurisprudence intelligible et cohérente. Les présentes lignes directrices visent à aider les membres de Tribunaux décisionnels Ontario à s’acquitter de leur mandat de manière équitable, efficace et conforme à la loi, notamment en les aidant à formuler les motifs de leurs décisions. De même, la révision des ébauches de décisions pendant la période d’orientation et de formation des nouveaux membres a pour but d’aider ces derniers à développer leurs connaissances et leurs compétences en rédaction. Enfin, le processus de révision des décisions peut également permettre de dégager des sujets pour la formation ou le perfectionnement professionnel des membres, que ce soit individuellement ou en groupe.
• Améliorer le service au public. Tribunaux décisionnels Ontario reconnaît que la qualité et la cohérence des décisions sont dans l’intérêt du public. Les personnes concernées par les décisions des membres sont plus susceptibles de penser qu’elles ont été traitées de manière équitable et appropriée lorsqu’on leur donne des motifs clairs et juridiquement solides pour justifier une décision. Pour cette raison, les membres doivent viser l’excellence, notamment en facilitant l’accès à la justice par une communication claire et une application uniforme de la loi dans leurs décisions. En plus de renforcer la confiance du public, cela permettra à celui-ci de s’appuyer sur la jurisprudence existante pour gérer ses affaires personnelles et commerciales, et notamment pour décider d’entamer ou de poursuivre des affaires devant les instances de Tribunaux décisionnels Ontario.

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Processus de révision des motifs¹

Processus facultatif

Le processus de révision des motifs de Tribunaux décisionnels Ontario est facultatif, conformément au principe fondamental voulant que le pouvoir de trancher une affaire appartienne au membre à qui elle a été confiée. C’est pourquoi il revient au membre saisi d’une affaire de demander la révision de ses ébauches de motifs.

La formation des nouveaux membres est une circonstance exceptionnelle. La révision des ébauches de motifs pendant cette période a pour but d’aider les nouveaux membres à se familiariser avec la législation et la jurisprudence que leur tribunal décisionnel applique. Par conséquent, pendant leur période de formation, les nouveaux membres seront tenus, pour une durée limitée, de soumettre leurs ébauches de décisions à une révision juridique dans le cadre de leur formation juridique continue, à moins que leur membre directeur en décide autrement². Les Services juridiques peuvent fournir une évaluation globale des ébauches de décisions et/ou des décisions finales et des motifs d’un nouveau membre à un membre directeur, qui pourra être utilisée à des fins d’évaluation du rendement pendant la formation d’un nouveau membre.

Un membre directeur peut également désigner des membres expérimentés qui ont besoin d’une formation de rattrapage. Les membres en formation de rattrapage sont également censés utiliser le service de révision des motifs des Services juridiques, à moins que leur membre directeur ne leur suggère autre chose. En ce qui concerne ces membres, les Services juridiques peuvent fournir des commentaires généraux sur leurs ébauches de motifs à un membre directeur. Ces commentaires peuvent être utilisés pour déterminer les besoins futurs de perfectionnement professionnel, mais ne seront pas utilisés à des fins d’évaluation du rendement.

Néanmoins, lorsque les nouveaux membres sont tenus de soumettre leurs ébauches de décisions à une révision juridique dans le cadre de leur formation, ou lorsque les membres expérimentés suivent une formation de rattrapage, tout commentaire qui leur est fourni doit respecter leur indépendance décisionnelle. Comme nous le mentionnons ci-dessous, les membres sont libres de trancher les affaires dont ils sont saisis selon leur conscience et, partant, ils devraient accepter ou rejeter comme bon leur semble tout commentaire, suggestion ou conseil qu’ils reçoivent.

Circonstances où une révision pourrait se révéler utile

Pour déterminer s’il y a lieu de demander la révision par un collègue ou la révision juridique d’une ébauche de décision, le membre doit tenir compte de sa responsabilité, sur le plan professionnel, voire parfois légal, de veiller à ce que ses décisions soient raisonnablement conformes aux Normes de qualité des décisions décrites plus loin. Plus précisément, la révision d’une ébauche de motifs pourrait se révéler utile lorsque cette ébauche :

• porte sur des questions ou est fondée sur des motifs qui sont complexes;
• aborde une nouvelle question;
• s’écarte des décisions antérieures du tribunal ou de la jurisprudence faisant autorité;
• peut avoir une incidence sur les politiques ou les pratiques du tribunal;
• soulève des questions dont on pourrait s’attendre à ce qu’elles attirent l’attention de parties prenantes ou des médias, ou fassent l’objet d’une demande de réexamen, d’une révision judiciaire ou d’un appel.

Confidentialité

Les notes et les ébauches de motifs d’un membre appartiennent à ce dernier et sont protégées par le secret des délibérations. Lorsqu’un membre demande des conseils juridiques sur les ébauches de motifs d’une décision, Tribunaux décisionnels Ontario considère ces conseils comme étant une communication confidentielle entre le décideur et les Services juridiques, sous réserve de toute obligation légale contraire. Les Services juridiques ne divulgueront à personne les communications entre eux et le membre. Cependant, le décideur qui le souhaite peut faire part de commentaires des Services juridiques à d’autres membres, y compris aux membres directeurs.

De même, toute communication entre un membre et leurs collègue ou membre directeur au sujet d’une ébauche de décision est protégée par le secret des délibérations. Par conséquent, Tribunaux décisionnels Ontario considérera que cette communication entre le décideur et leurs collègue ou membre directeur est confidentielle, sous réserve de toute obligation légale contraire.

Les commentaires du réviseur sur une ébauche de motifs ne doivent pas servir à l’évaluation du rendement du décideur. Cependant, les Services juridiques peuvent formuler à l’intention d’un membre directeur des commentaires généraux sur les ébauches de motifs d’un nouveau membre; ces commentaires peuvent être utilisés aux fins de l’évaluation du rendement de ce nouveau membre pendant sa période de formation.

Demande de révision

Les membres peuvent toujours demander de manière informelle à leur membre directeur ou à tout autre membre ou avocat d’examiner leurs ébauches de décisions. Cependant, ils peuvent aussi demander officiellement à faire réviser une ébauche de décision par un collègue ou un avocat, et ils sont encouragés à le faire. La procédure officielle peut varier selon le tribunal décisionnel. Quoi qu’il en soit, les projets seront confiés aux réviseurs en fonction de leur charge de travail et de leur disponibilité. Il sera possible de demander qu’un collègue ou avocat particulier prenne en charge la révision s’il est disponible et si sa charge de travail le permet. La révision d’une deuxième ébauche, si le membre la demande, sera généralement confiée au réviseur de la première ébauche.

Déroulement de la révision

La révision d’une ébauche de décision doit être effectuée selon les Normes de qualité des décisions décrites plus loin. Ces normes visent à assurer un processus décisionnel clair, pertinent et rationnel s’appuyant sur les arguments des parties et les lois en vigueur. Elles doivent donc être suivies en tenant compte de cet objectif et non de façon mécanique.

Une ébauche en cours de révision ne doit pas être communiquée à un autre membre ou réviseur, à moins que l’auteur ne l’ait demandé. Comme il en est question plus haut, le processus de révision des motifs doit être considéré comme une communication confidentielle entre l’auteur et le réviseur.

Les commentaires du réviseur sur une ébauche de décision doivent être communiqués uniquement au membre ou au sous-comité qui a demandé la révision. Après avoir révisé une ébauche, le réviseur peut recommander la révision d’une deuxième ébauche de la décision, ou suggérer au membre de demander une révision aux Services juridiques du tribunal. Cependant, la décision de demander ou non une autre révision revient au membre ou au sous-comité qui a demandé la révision de la première ébauche.

Si, lors d’une révision, le réviseur rencontre un problème qui, selon lui, intéressera particulièrement les collègues du membre ou encore la présidente associée ou le président associé, il peut en faire part au membre qui a rédigé la décision. Cependant, le réviseur ne doit pas mentionner aux collègues du membre, à la présidente associée ou au président associé qu’il a donné ce conseil ni porter l’ébauche à l’attention d’un autre membre, de la présidente associée ou du président associé.

Conseils et consultation hors du processus de révision

Les réviseurs doivent être disponibles pour discuter de toute question concernant leur révision avec le membre qui a demandé la révision. Toutefois, un membre peut décider de consulter à tout moment un autre membre, y compris sa présidente ou son président associé, sur toute question de droit ou de politique découlant de l’ébauche de décision. De même, les membres peuvent en tout temps demander un avis juridique à un avocat s’ils le jugent nécessaire. Dans ce cas, le membre peut demander que la révision juridique de son ébauche de décision soit effectuée par le même avocat ou la même avocate.

Prise en compte des commentaires du réviseur

Dans tous les cas, tout commentaire fourni à un membre dans le cadre du processus de révision des motifs ou lors d’une consultation doit respecter l’indépendance décisionnelle du membre. Ce dernier est libre d’accepter ou de rejeter comme bon lui semble les commentaires, suggestions ou conseils reçus. Le processus de révision des motifs et la possibilité de consulter d’autres personnes ont pour but de soutenir les membres. Ce processus ne devrait jamais être employé pour imposer une orientation décisionnelle ni pour inciter le membre à rendre une décision particulière ou à modifier sa décision. En définitive, l’affaire doit être tranchée par le membre qui en a été saisi.

Si, à la suite d’une révision, le membre décide de soulever une question ou un texte faisant autorité qui n’a pas été abordé à l’audience, il doit déterminer si, pour assurer l’équité procédurale, il doit donner aux parties l’occasion de présenter d’autres observations ou éléments de preuve.

Réunions plénières des membres du tribunal

Enfin, la présente politique reconnaît que dans certaines circonstances limitées, un membre peut demander qu’une ébauche de décision ou une question soulevée dans une ébauche soit abordée lors d’une réunion des membres. Cette réunion doit avoir lieu conformément aux indications de l’arrêt Sitba c. Consolidated-Bathurst Packaging Ltd., [1990] 1 R.C.S. 282 de la Cour suprême du Canada.

Rendement : gestion, objectifs et évaluations

Le rendement de tous les membres est évalué régulièrement. Les membres qui ne répondent pas aux normes de qualité des présentes lignes directrices font l’objet d’une gestion de leur rendement et leur reconduction pourrait ne pas être recommandée.

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Normes de qualité des décisions

1. Style, structure et clarté³
• Le numéro ou l’intitulé de la cause est-il exact?
• La décision est-elle compréhensible?
• La décision est-elle rédigée en tenant compte de l’auditoire cible? Utilise-t-elle un langage clair et une terminologie simple et non technique, ou définit-elle clairement les termes techniques utilisés?
• La décision est-elle exempte de fautes d’orthographe et de grammaire?
• Les termes définis sont-ils utilisés de façon uniforme dans l’ensemble de la décision?
• Les espaces inutiles ont-ils été supprimés?



Aperçu – introduction et questions

• La première section ou l’aperçu résume-t-il la ou les questions précises à trancher?
• L’introduction représente-t-elle une feuille de route ou un guide sur le reste du document?
• Les questions à trancher sont-elles énoncées clairement et reprises en titres dans la section Analyse?
• L’introduction donne-t-elle un contexte approprié?



Structure

• La section Analyse reprend-elle en sous-titres les énoncés des questions à trancher? La décision est-elle rédigée de façon logique?
• Y a-t-il dans la décision d’autres titres permettant de structurer l’information et l’analyse?
• Y a-t-il des répétitions inutiles découlant de la structure de la décision?



Paragraphes et phrases

• Chaque phrase d’introduction d’un paragraphe ou d’une section reflète-t-elle fidèlement la question traitée dans la section ou l’idée principale exprimée dans le paragraphe? Comprend-elle un bref énoncé de la conclusion ou des constatations?
• L’ordre des phrases dans le paragraphe est-il logique et aide-t-il le lecteur à bien suivre l’analyse?
2. Questions de droit
1. La bonne version de la loi ou des règlements a-t-elle été appliquée?
2. Les critères juridiques pertinents ont-ils été décrits et appliqués?
3. La loi a-t-elle été appliquée aux faits comme elle l’a été dans le cadre de décisions antérieures portant sur des faits semblables? Sinon, la décision explique-t-elle de façon adéquate cet écart par rapport aux décisions antérieures, notamment en décrivant en quoi les situations décrites dans ces décisions sont différentes, s’il y a lieu?
4. Les textes de loi et la jurisprudence sont-ils cités en suivant le bon format?
3. Analyse et motifs
1. Les motifs sont-ils clairs et fondés sur les enjeux ainsi que sur la preuve et les observations des parties?
2. La décision est-elle bien motivée? Les motifs reflètent-ils la raison pour laquelle une décision est rendue ou les conclusions sont tirées, ou sont-ils essentiellement une description de la preuve sans analyse approfondie ou sans qu’un lien soit établi avec les conclusions?
3. Les motifs permettent-ils aux parties et au lecteur de comprendre pourquoi les faits ont été constatés comme ils l’ont été, ainsi que l’application du droit à ces faits?
4. La décision explique-t-elle clairement la preuve et les observations pertinentes des parties?
5. La décision explique-t-elle pourquoi la preuve des parties a été acceptée ou rejetée, et pourquoi elle a plus ou moins de poids?
6. La décision explique-t-elle pourquoi une observation était ou n’était pas convaincante?
7. La décision réduit-elle au minimum les renseignements personnels non pertinents? Les renseignements personnels qui figurent dans la décision sont-ils nécessaires pour expliquer celle-ci?
4. Conclusion et résultat
1. La décision contient-elle une explication de sa conclusion ou de son résultat?
2. Le résultat est-il clairement décrit?
3. Le résultat reflète-t-il les enjeux énoncés?
4. L’ordonnance reflète-t-elle la compétence légale du tribunal décisionnel? Est-elle claire et dépourvue d’ambiguïtés?

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