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Le Tribunal d'appel en matière de permis (le « Tribunal ») a rédigé la directive de pratique suivante sur l'échange de documents dans les différends relatifs au Service d'aide relative aux indemnités d'accident automobile (« SAIAA »). La présente directive de pratique ne fournit que des renseignements généraux et vise à compléter la Règle 9 des Règles du Tribunal d'appel en matière de permis (les « règles »). Les lois, les règlements, les règles et les ordonnances du Tribunal auront toujours préséance sur les renseignements contraires présentés dans la présente directive de pratique.
Le Tribunal, qui traite chaque année des milliers d'appels, a pour mandat de garantir le règlement équitable, proportionnel et en temps opportun des différends. L'échange de documents proportionnel et en temps opportun est une démarche essentielle pour aider le Tribunal à s'acquitter de son mandat. La divulgation et l'échange de documents au Tribunal visent à ce que les parties et le Tribunal puissent :
L'obligation d'échange de documents entre les parties prend effet dès qu'une requête est déposée auprès du Tribunal. On recommande aux parties de divulguer et d'échanger les documents pertinents au regard des questions en litige le plus tôt possible dans le processus.
Dans la plupart des différends relatifs au SAIAA, la personne assurée devra fournir à l'assureur les documents suivants :
Si la situation ou les revenus d'emploi de la personne assurée sont contestés, par exemple dans le cas d'une indemnité de remplacement de revenu, celle-ci devra aussi en général fournir à l'assureur son dossier d'impôt sur le revenu des particuliers.
L'assureur doit en général fournir à la personne assurée une copie du dossier des indemnités d'accident, y compris les notes du journal de l'expert d'assurance, dont les renseignements protégés et les réserves auront été caviardés.
La Règle 20.4 exige des parties qu'elles déposent un résumé de la conférence préparatoire au moins dix jours avant la date prévue de la conférence préparatoire à l'audience. Cette règle énonce également ce que les parties doivent inclure dans leur résumé de la conférence préparatoire à l'audience :
Lors de la conférence préparatoire à l'audience, le Tribunal aidera les parties à réfléchir à la possibilité de régler l'une ou l'autre des questions en litige, ou de régler l'ensemble du différend sans qu'il soit nécessaire de tenir une audience. Cette étape constitue un objectif important de la conférence préparatoire à l'audience. On attend des parties qu'elles aient échangé tous les documents et toutes les pièces nécessaires aux discussions en vue d'un règlement avant la conférence préparatoire à l'audience, y compris les propositions de règlement. Les parties qui se présentent à la conférence préparatoire à l'audience doivent être disposées à entamer des discussions en vue d'un règlement.
Si le différend n'est pas réglé à la conférence préparatoire à l'audience, le Tribunal rendra des ordonnances concernant la gestion de l'audience. Ces ordonnances définissent notamment le format de l'audience, l'exigence éventuelle d'ordonnances de production et la fixation de délais pour l'échange de documents et de listes de témoins.
Le Tribunal fixera la date limite de dépôt et de signification des mémoires d'audience pour les audiences écrites lors de la conférence préparatoire à l'audience. La date limite pour les mémoires d'audiences électroniques et en personne est indiquée à la Règle 9.4.
Lors de la conférence préparatoire à l'audience, le Tribunal fixera des délais pour l'échange de tous les documents et pièces utiles sur lesquels une partie a l'intention de se fonder comme éléments de preuve à l'audience. Les délais fixés par le Tribunal sont rattachés à la date de la conférence préparatoire à l'audience et non à la date du rapport et de l'ordonnance de conférence préparatoire à l'audience. L'échange entre les parties se fera généralement dans les 90 jours qui suivent la conférence préparatoire à l'audience.
À moins que le Tribunal n'en décide autrement, l'échange de documents entre les parties doit être conclu au plus tard 45 jours avant l'audience.
Une partie peut demander au Tribunal de rendre une ordonnance de production conformément à la règle 9.2. Avant de demander une ordonnance de production, elle doit déployer des efforts raisonnables pour obtenir le document ou la pièce sans ordonnance de production.
Une partie peut demander des ordonnances de production dans le résumé de la conférence préparatoire, ou oralement à la conférence préparatoire. Une partie ne peut demander une ordonnance de production au moyen d'un avis de motion que si les circonstances donnant lieu à la demande sont survenues après la conférence préparatoire.
La Règle 9.2 prévoit que le Tribunal ne rendra pas d'ordonnance exigeant la production d'un document ou d'une pièce qui n'est pas pertinent au regard de l'instance ou qui est excessivement répétitif. La pertinence est un facteur important que le Tribunal doit prendre en compte lorsqu'il décide de rendre ou non une ordonnance de production. Il incombe à la partie qui demande l'ordonnance d'établir la pertinence du document ou de la pièce dont elle a demandé la production.
La Règle 9.2 traite également des ordonnances de production par un tiers. La partie qui demande l'ordonnance doit non seulement établir la pertinence du document ou de la pièce dont elle fait la demande, mais il lui incombe également de démontrer que des efforts raisonnables ont été déployés pour obtenir le document ou la pièce sans ordonnance de production. Si le Tribunal envisage de rendre une ordonnance de production par un tiers, ce dernier aura la possibilité de présenter ses observations.
Seuls les documents et les pièces qui sont pertinents et sur lesquels une partie a l'intention de se fonder à l'audience doivent être déposés dans un mémoire d'audience auprès du Tribunal. Les parties ne doivent pas déposer dans leurs mémoires d'audience des documents volumineux, notamment des messages textes, des courriels, des publications sur les médias sociaux, des notes du journal de l'expert d'assurance, ainsi que des notes et des dossiers cliniques. Seuls les extraits pertinents et nécessaires de ces documents doivent être inclus dans le mémoire d'audience.
Pour les audiences orales, les parties doivent déposer auprès du Tribunal et signifier leurs mémoires d'audience conformément à la date limite des 21 jours indiquée à la Règle 9.4. Chaque partie doit déposer auprès du Tribunal et signifier à l'autre partie les documents suivants :
La Règle 9.4 prévoit que le non respect de la date limite des 21 jours amènera le Tribunal à examiner les preuves déposées en retard à titre préliminaire au cours de l'audience.
Autrement dit, le Tribunal n'examinera pas les avis de motion ou les demandes d'assignation concernant les preuves ou les listes de témoins qui sont déposés en retard.
À l'audience, le Tribunal décidera si les preuves déposées en retard peuvent être utilisées à l'audience, si de nouveaux témoins peuvent témoigner à l'audience et si toute autre ordonnance du Tribunal est requise dans l'affaire. Au moment de prendre sa décision, le Tribunal peut tenir compte de tout facteur pertinent, y compris les facteurs énoncés à la Règle 9.3.