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Le Tribunal des droits de la personne (TDPO) a établi les principes suivants concernant l'enregistrement des audiences. La marche à suivre décrite plus bas n'est donnée qu'à titre de renseignements généraux. Elle n'est pas une règle au sens des Règles de procédure du TDPO. Le TDPO peut la modifier lorsqu'il le juge approprié.
Généralement, le TDPO n'enregistre pas et ne transcrit pas ses audiences. Il peut enregistrer une audience à sa discrétion.
Il est établi que la transcription et l'enregistrement des audiences rendaient les instances plus formelles et coûteuses devant les tribunaux administratifs. Les enregistrements peuvent aboutir à des instances plus longues si les parties demandent d'entendre les témoignages. Les arbitres se déplacent souvent pour tenir des audiences à divers endroits où ils ne bénéficient pas du soutien de personnel. Dans ces conditions, des problèmes techniques peuvent surgir et il est difficile de garantir la qualité de l'enregistrement. C'est pourquoi de nombreux tribunaux administratifs, dont le TDPO, n'enregistrent pas leurs audiences ni ne les transcrivent.
Le TDPO enregistre une audience si c'est nécessaire pour s'adapter aux besoins d'une partie, d'un représentant ou de l'arbitre selon le Code. Si vous avez besoin d'une adaptation, veuillez communiquer avec le greffier dès que possible.
Si une partie veut enregistrer l'audience dans le but de compléter ses propres notes, elle doit obtenir l'autorisation du comité d'audition du TDPO et remettre aux autres parties et au TDPO une copie de l'enregistrement ou de la transcription (sur une clé USB ou un CD). Ces enregistrements ou transcriptions ne font pas partie du dossier de l'instance du TDPO, ni du dossier de l'instance déposé devant le tribunal pour une requête en révision judiciaire. L'enregistrement ou la transcription ne peut être diffusé ni utilisé à d'autres fins que l'instance devant le Tribunal.
Le TDPO peut autoriser une partie à faire enregistrer, à ses frais, une audience par un sténographe judiciaire, sur demande et à sa discrétion. Cette pratique est découragée, car la présence d'un sténographe judiciaire rend l'instance plus formelle et cause des retards. Par ailleurs, de nombreuses parties n'ont pas les moyens financiers d'obtenir un sténographe judiciaire ou de commander une transcription.
Lorsqu'une audience est enregistrée par un sténographe judiciaire, pour veiller à ce que toutes les parties et le membre du Tribunal aient accès à la transcription, la partie qui a retenu les services du sténographe doit normalement faire transcrire l'enregistrement à ses frais et en remettre, dès que possible et à ses frais, une copie au TDPO et aux autres parties. Le TDPO peut déroger à cette exigence, ou fixer le délai pour remettre la transcription. La transcription officielle est généralement considérée comme faisant partie du dossier de l'instance, et elle sera incluse dans le dossier de l'instance déposé devant le tribunal pour une requête en révision judiciaire.