Politique relative aux plaintes du public

Introduction

La Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux (la « Loi ») a pour objet de veiller à ce que les tribunaux décisionnels soient responsables, transparents et efficients en ce qui a trait à leur fonctionnement tout en préservant l'indépendance de leurs décisions.

L'article 5 de la Loi oblige chaque tribunal décisionnel à élaborer une politique relative aux normes de service qui comprend notamment un processus à suivre pour la présentation et l'examen des plaintes portant sur le service offert, et pour la suite à donner à celles-ci. La présente politique décrit le processus de traitement des plaintes du public.

Portée de la politique

Tribunaux décisionnels Ontario peut recevoir des plaintes qui se rapportent à la qualité du service obtenu, en lien avec ses pratiques ou la conduite de ses membres ou employés. La Politique relative aux plaintes du public (la « Politique ») vise à informer les membres du public sur le processus de réception, d'examen et de règlement des plaintes.

Il est important de savoir ce qui suit :

• L'insatisfaction à l'égard d'une décision rendue par l'un des tribunaux de Tribunaux décisionnels Ontario ne constitue pas un motif de plainte aux fins de la Politique. La procédure que celle-ci décrit n'est pas une forme de réexamen, d'appel ou de révision judiciaire.
• La Politique ne modifie en rien le droit du public de faire part de ses préoccupations au Bureau de l'Ombudsman de l'Ontario.
• La Politique ne modifie en rien les droits conférés par des textes de loi s'appliquant aux tribunaux décisionnels, comme le droit de présenter une demande de réexamen d'une décision, le droit d'interjeter appel de décisions rendues en vertu d'une loi ou le droit de présenter une demande de révision judiciaire.

Dépôt d'une plainte

Les plaintes doivent être formulées par écrit et adressées au bureau de la présidence exécutive. Elles ne peuvent être anonymes. Les plaignants doivent être conscients du fait que la ou les personnes visées par la plainte pourraient en être informées. Ils doivent également accepter la divulgation de leur nom, adresse, numéro de téléphone et lien dans l'affaire sur laquelle est fondée leur plainte.

La plainte écrite doit décrire clairement les préoccupations du plaignant et la conduite reprochée. Dans la mesure du possible, elle doit préciser le nom du plaignant, si la plainte porte sur une personne, et contenir les numéros de cas pertinents. Tous les renseignements fournis demeureront confidentiels et ne seront transmis, s'il y a lieu, qu'aux parties concernées.

Le traitement d'une plainte pourrait être reporté si une instance connexe est en cours. Le processus de traitement sera suivi de manière à ne pas porter atteinte à l'équité de toute instance ou au pouvoir discrétionnaire du tribunal et à son indépendance en matière décisionnelle.

Sauf en de rares circonstances où un plaignant a des besoins particuliers et où des mesures d'adaptation l'autorisant à présenter une plainte verbalement ont été prises, seules les plaintes écrites (y compris celles transmises par courriel) seront traitées aux termes de la présente politique. Lorsqu'une plainte verbale est déposée en vertu de la présente politique, la présidente exécutive ou le président exécutif (ou son délégué) en consigne tous les détails.

Dans tous les cas, on accusera réception de la plainte dans un délai de cinq jours ouvrables.

Traitement des plaintes

Les plaintes du public à Tribunaux décisionnels Ontario seront traitées de l'une des façons suivantes :

 (a) Rejet sommaire :

• Une plainte sera rejetée si :
1. elle soulève une question qui ne peut pas être traitée dans le cadre du processus et de la procédure de traitement des plaintes (c.-à-d., si la plainte se rapporte à une décision ou à une ordonnance d'un tribunal de Tribunaux décisionnels Ontario);
2. le plaignant n'a pas donné suite aux demandes de renseignements supplémentaires, et Tribunaux décisionnels Ontario ne dispose pas de renseignements suffisants pour donner suite à la plainte;
3. elle est frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi ou représente un abus de procédure;
4. la direction générale ou la présidence exécutive conclut qu'aucune enquête ou mesure n'est justifiée.
• Les motifs écrits du rejet seront communiqués au plaignant et à la ou aux personnes visées par la plainte.

 (b) Règlement à l'amiable :

• Dans la mesure du possible, Tribunaux décisionnels Ontario encourage et facilite le règlement à l'amiable des plaintes. La procédure officielle de plainte et l'enquête qu'elle comporte peuvent être stressantes et difficiles tant pour le plaignant que pour l'intimé. Il peut être avantageux pour les deux parties de résoudre la question, le problème ou les préoccupations, sans plainte ni enquête. Si la démarche de règlement à l'amiable est infructueuse, Tribunaux décisionnels Ontario peut envisager la tenue d'une enquête ou le rejet sommaire de la plainte.

 (c) Enquête, conclusions et recommandation :

• Une enquête, si elle jugée nécessaire, peut comporter les étapes suivantes :
1. interroger le plaignant ou la ou les personnes qui font l'objet de la plainte
2. interroger d'autres personnes qui auraient pu avoir été témoins de l'incident ou qui peuvent révéler des renseignements pertinents à son sujet;
3. recueillir les renseignements pertinents, puis les passer en revue;
4. consulter d'autres employés, la présidence exécutive, une avocate ou un avocat.
• Conclusions de l'enquête :
1. Au terme d'une enquête, des recommandations seront, le cas échéant, transmises à la direction générale ou à la présidence exécutive, qui décidera si d'autres mesures s'imposent.
2. Le plaignant et la personne qui fait l'objet de la plainte recevront par écrit les conclusions et les recommandations de la direction générale ou de la présidence exécutive.
3. Les conclusions de l'enquête peuvent être inscrites dans l'évaluation d'une personne, si la direction générale ou la présidence exécutive le juge utile.

Plainte déposée contre un employé

Une plainte contre un employé peut être déposée auprès de la direction générale. Si elle décide de mener une enquête, celle-ci fournit à l'employé concerné une copie de la plainte et la possibilité d'y répondre. Le plaignant recevra alors une copie de la réponse de l'employé à la plainte et aura l'occasion de présenter une réplique.

Plainte déposée contre un membre, une vice-présidente ou un vice-président, une présidente associée ou un président associé, ou la présidente exécutive suppléante ou le président exécutif suppléant

Une plainte contre un membre, une vice-présidente ou un vice-président, une présidente associée ou un président associé, ou la présidente exécutive suppléante ou le président exécutif suppléant peut être déposée auprès de la présidence exécutive.

Divulgation : assurer l'intégrité et l'impartialité du processus décisionnel

• Lorsqu'une plainte a trait à la participation à une instance d'un membre, d'une vice-présidente ou d'un vice-président, d'une présidente associée ou d'un président associé, ou de la présidente exécutive suppléante ou du président exécutif suppléant, il est nécessaire de préserver l'intégrité et l'impartialité de l'audience ou du processus d'examen; c'est pourquoi cette personne n'est pas informée de la plainte avant qu'une décision n'ait été rendue et que sa participation à cette affaire ait pris fin. Cette règle pourra faire l'objet d'une exception dans de rares circonstances et lorsque la présidence exécutive estime qu'une partie risque de subir un préjudice grave si l'affaire n'est pas traitée rapidement.


• Lorsque la plainte porte sur la participation d'un membre, d'une vice-présidente ou d'un vice-président, d'une présidente associée ou d'un président associé, ou de la présidente exécutive suppléante ou du président exécutif suppléant à une activité qui n'est pas liée à une instance, la présidence exécutive statue rapidement sur la plainte.


• Lorsqu'on décide de procéder à une enquête à la suite d'une plainte, la présidence exécutive, à sa discrétion, fournit au membre, à la vice-présidente ou au vice-président, à la présidente associée ou au président associé, ou à la présidente exécutive suppléante ou au président exécutif suppléant concerné une copie de la plainte et l'occasion d'y répondre. Également à sa discrétion, la présidence exécutive fournit au plaignant une copie de la réponse du membre, de la vice-présidente ou du vice-président, de la présidente associée ou du président associé, ou de la présidente exécutive suppléante ou du président exécutif suppléant, selon le cas, et lui donne la possibilité de présenter une réplique.

Plainte déposée contre la direction générale

Si la plainte a trait à la conduite de la direction générale, la procédure décrite pour porter plainte s'applique, mais il se peut que l'examen soit mené par le sous-procureur général ou son délégué du ministère du Procureur général.

Plainte déposée contre la présidence exécutive

Si la plainte a trait à la conduite de la présidence exécutive, la procédure précédente s'applique, sauf que l'examen pourrait être mené par le ministre responsable de Tribunaux décisionnels Ontario ou son délégué, c'est-à-dire le procureur général. Ce dernier ou son délégué déterminera les mesures à prendre, le cas échéant.

Engagements de Tribunaux décisionnels Ontario envers les plaignants

Respect des délais

La présidence exécutive ou la direction générale s'efforce de répondre à toutes les plaintes dans les plus brefs délais.

Lorsqu'il est impossible de répondre à une plainte dans les délais estimatifs qui avaient été communiqués au plaignant, la présidence exécutive ou la direction générale avise le plaignant du retard et lui donne une nouvelle date approximative à laquelle il lui remettra une réponse.

Confidentialité

Tribunaux décisionnels Ontario veille à ce que tous les renseignements relatifs à une plainte qui lui sont fournis demeurent confidentiels et ne soient divulgués qu'aux parties concernées.

Plaintes de nature générale concernant les politiques et procédures de Tribunaux décisionnels Ontario

Les plaintes relatives aux politiques et aux procédures de Tribunaux décisionnels Ontario sont transmises à la direction générale ou à la présidence exécutive. Les plaintes de cette nature ne sont pas visées par la présente politique, mais seront examinées par la direction générale ou la présidence exécutive, selon le cas, conformément à l'engagement de fournir des services de qualité supérieure.

Formats de substitution

La présente politique est disponible en divers formats accessibles, y compris en braille, sur bande magnétique et en gros caractères. Pour obtenir la présente politique sur un support de substitution ou sur papier, prière de s'adresser au bureau de la présidence exécutive de Tribunaux décisionnels Ontario.

Adoption

La présente politique sera examinée tous les trois ans, comme les autres documents qu'exige la Loi.

La présente politique a été adoptée conjointement par la présidence exécutive et la direction générale.

Coordonnées

Bureau de la direction de Tribunaux décisionnels Ontario
15, rue Grosvenor, rez-de-chaussée
Toronto (Ontario) M7A 2G6

Email: TO-TDO.Feedback@ontario.ca

Tel: 1-844-242-0608

Fax: 416-327-6379

ATS (par l'entremise du service de relais Bell) : 711
Le présent document est accessible sur le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario à tribunauxdecisionnelsontario.ca

Pour toute question sur le présent document, ou pour l'obtenir sur un support de substitution, s'adresser au bureau de la direction de Tribunaux décisionnels Ontario.