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PROTOCOLE D’ENTENTE

entre
LE PROCUREUR GÉNÉRAL DE L’ONTARIO
(ci-après appelé le « ministre »)
et
LE PRÉSIDENT EXÉCUTIF DE TRIBUNAUX DÉCISIONNELS ONTARIO
(ci-après appelé le « président exécutif »)

Les parties au présent protocole d’entente conviennent de ce qui suit :

1. OBJET DU PROTOCOLE D’ENTENTE

1.1

L'objet du présent protocole d'entente est d'établir les rapports de responsabilisation entre le ministre et le président exécutif au nom de Tribunaux décisionnels Ontario (TDO). Par ailleurs, le protocole d'entente énonce les attentes en matière d'échange d'information et de relations de travail à l'appui des exigences relatives à l'obligation de rendre des comptes et à la gouvernance, décrites dans un cadre qui reconnaît l'indépendance de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.

1.2

Plus précisément, le protocole d’entente établit ce qui suit :

le cadre de responsabilisation et de gouvernance entre le ministère et TDO;
les rôles et les responsabilités du ministre, du président exécutif, de TDO, du sous-ministre et du directeur général de TDO;
les attentes portant sur les ententes opérationnelles, administratives et financières et sur les ententes relatives à la vérification et à la présentation de rapports entre TDO et le ministère du Procureur général.

1.3

TDO est responsable de l’exécution du mandat prévu par la loi des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, des décisions de nature judiciaire, du règlement des différends et de la gestion des cas dans le cadre du mandat conféré par la loi à ces tribunaux, ainsi que de son administration continue. Le ministre est responsable devant l'Assemblée législative du fonctionnement efficace de TDO. Le présent protocole d'entente fait état des mécanismes destinés à veiller à ce que le ministre et TDO disposent chacun des renseignements dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités et à ce que TDO remplisse le mandat qui lui est confié d'une manière efficace, efficiente et responsable.

1.4

Une copie signée du protocole d'entente doit être remise au Secrétariat du Conseil du Trésor.

1.5

Le protocole d'entente doit être lu conjointement avec les lois qui régissent TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO. Le protocole d'entente ne remplace pas les dispositions législatives qui régissent TDO ou les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO et ne vise pas à entraver l'indépendance de TDO ou des personnes nommées de celui-ci lors de la prise de décisions de nature judiciaire ou du règlement de différends, conformément à la législation, à la common law et aux principes de justice naturelle. Le protocole d'entente ne modifie pas, ni ne limite ou n'entrave, les responsabilités du ministre ou celles de TDO ou des personnes nommées de celui-ci qui sont établies par la loi. Les lois et règlements l’emportent sur les dispositions incompatibles du protocole d’entente.

2. DÉFINITIONS

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent protocole d’entente :

« DON » La Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil du Trésor / Conseil de gestion du gouvernement, dans sa version modifiée.
« documents de responsabilisation et de gouvernance » Les documents, les cadres stratégiques et les rapports exigés en vertu de la LRGTBNT et de la DON.
« SPGA » Le sous-procureur général adjoint de la Division des politiques, la division responsable des organismes et des tribunaux au sein du ministère du Procureur général.
« président exécutif suppléant » Le président associé nommé à titre de président exécutif suppléant au sein de TDO.
« rapport annuel » Le rapport annuel décrit à l’article 9.2 du présent protocole d’entente.
« LAPHO » La Loi de 2005 sur l’accessibilité des personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap. 11.
« directives applicables du gouvernement » Les directives, politiques, normes et lignes directrices qui s’appliquent à TDO et aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, dans leur version modifiée ou remplacée, et dont la liste figure à l’annexe 3 du présent protocole d'entente.
« personne nommée » Le président exécutif ou le président exécutif suppléant de TDO, un président associé ou vice-président, ou un membre des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO qui est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil, mais non une personne employée ou nommée par TDO ou les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO au titre de la partie 3 de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, chap. 35, annexe A.
« présidents associés » Les présidents associés nommés aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.
« LRGTDNT » La Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, L.O. 2009, chap. 13, annexe 5.
«vérificateur général » Le vérificateur nommé en vertu de l’article 2 de la Loi sur le vérificateur général, L.R.O. 1990, chap. A.35.
« plan d’activités » Le plan d’activités visé à l’article 9.1 du présent protocole d'entente.
« tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO » Les tribunaux désignés par le gouverneur en conseil comme membres d’un groupe de tribunaux aux termes du Règlement de l’Ontario 126/10 (tribunaux décisionnels et groupes) pris en application de la LRGTDNT, lequel groupe se compose actuellement des tribunaux suivants : la Commission d’étude des soins aux animaux, la Commission de révision de l’évaluation foncière, la Commission de révision des services à l’enfance et à la famille, la Commission de révision des placements sous garde, la Commission de la sécurité-incendie, le Tribunal des droits de la personne de l’Ontario, la Commission de la location immobilière, le Tribunal d’appel en matière de permis, la Commission civile de l’Ontario sur la police, la Commission ontarienne des libérations conditionnelles, le Tribunal de l’enfance en difficulté de l’Ontario (anglais), le Tribunal de l’enfance en difficulté de l’Ontario (français) et le Tribunal de l’aide sociale.
"« sous-ministre » Le sous-procureur général ou la personne qu’il désigne (c.àd. le SPGA de la division responsable des organismes et des tribunaux au sein du ministère du Procureur général).
« président exécutif » Le président exécutif de TDO.
« directeur général » Le directeur général de TDO.
« LAIPVP » La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31.
« exercice financier » La période allant du 1er avril au 31 mars de l’année suivante.;
« gouvernement » Le gouvernement de l’Ontario.
« principes de gestion » Les normes et procédures commerciales et financières reconnues et les normes reconnues en matière de comportement éthique, de responsabilisation, d'excellence en gestion et de qualité du service, y compris le respect des politiques, procédures, lignes directrices et directives applicables du gouvernement.
« CGG » Le Conseil de gestion du gouvernement.
« membre » Personne nommée à un ou plusieurs des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO par le lieutenant-gouverneur en conseil, à l’exception d’un président associé ou d’un vice-président.
« ministre » Le procureur général de l’Ontario.
« ministère » Le ministère du Procureur général.
« MF » Le ministère des Finances
« protocole d’entente » Le présent protocole d’entente signé par le ministre et le président exécutif, y compris ses annexes et toute modification écrite.
« mesures du rendement » ” Les mesures mises en place par TDO afin d’assurer la responsabilisation des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO dans le cadre de leurs interactions avec leurs utilisateurs ainsi que l’exécution de leurs mandats.
« LFPO » La Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A.
« annexes » Les annexes au présent protocole d'entente.
« CT » Le Conseil du Trésor.
« TDO » Tribunaux décisionnels Ontario, le groupe de tribunaux désigné en vertu de la LRGTDNT, qui se compose actuellement des tribunaux suivants : la Commission d’étude des soins aux animaux, la Commission de révision de l’évaluation foncière, la Commission de révision des services à l’enfance et à la famille, la Commission de révision des placements sous garde, la Commission de la sécurité-incendie, le Tribunal des droits de la personne de l’Ontario, la Commission de la location immobilière, le Tribunal d’appel en matière de permis, la Commission civile de l’Ontario sur la police, la Commission ontarienne des libérations conditionnelles, le Tribunal de l’enfance en difficulté de l’Ontario (anglais), le Tribunal de l’enfance en difficulté de l’Ontario (français) et le Tribunal de l’aide sociale. Dans le présent protocole d'entente, TDO inclut chacun des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.
« tribunal décisionnel » A le même sens que l’expression « tribunal décisionnel compris dans le groupe TDO » définie plus haut.
« vice-présidents » Les vice-présidents nommés aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.

3. Autorisation législative et mandat de TDO

3.1

TDO est un groupe treize tribunaux désignés en vertu du Règlement de l'Ontario 126/10 pris en application de la LRGTDNT. Les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO tiennent des audiences et d'autres instances en vue de résoudre les affaires qui leur sont renvoyées. Bien que TDO rende compte au ministre à des fins administratives, TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO sont indépendants pour tout ce qui concerne la prise de décisions et le règlement des différends qui sont portés devant eux, l'évaluation et la gestion des personnes nommées ainsi que leurs relations, leurs rapports et leurs communications avec les utilisateurs des tribunaux et les personnes concernées par leurs services.

3.2

Les mandats précis des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO sont les suivants :

la Commission d’études des soins aux animaux tranche les requêtes concernant le soin, le traitement et le retrait des animaux;
la Commission de révision de l’évaluation foncière instruit les appels en matière d’évaluation foncière pour s’assurer que les biens-fonds sont évalués et classés en conformité avec la Loi sur l’évaluation foncière. La Commission exerce également des fonctions en application de plusieurs autres textes législatifs et instruit aussi des appels relatifs à des questions d’impôt foncier.
la Commission de révision des services à l’enfance et à la famille tranche des demandes liées à des services à l'enfance, à la jeunesse et à la famille, y compris l'éducation, dans l'intérêt véritable de l'enfant;
la Commission de révision des placements sous garde révise les demandes concernant le placement, le transfèrement et le niveau de garde d'adolescents qui sont placés sous garde ou en détention;
la Commission de la sécurité-incendie tranche les requêtes et règle les différends concernant des inspections menées, des ordres donnés et des décisions prises par les inspecteurs ou par le commissaire des incendies relativement à la réalisation de réparations ou de modifications à des bâtiments, ouvrages ou lieux;
le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario traite les allégations de discrimination faites en vertu du Code des droits de la personne en aidant les parties à régler leur différend par la médiation, ou tranche les requêtes connexes si les parties n'ont pas pu régler leur différend par la médiation;
La Commission de la location immobilière règle les différends opposant des locateurs et des locataires et fournit des informations à ceux-ci au sujet de leurs droits et obligations;
Le Tribunal d’appel en matière de permis tranche les différends qui opposent des personnes et des compagnies d’assurance au sujet d’indemnités d’accident automobile ainsi que les différends en matière de permis; de plus, il instruit les requêtes et règle les différends concernant les demandes d’indemnisation et les activités de délivrance de permis réglementées par plusieurs ministères du gouvernement provincial, y compris les activités qui ont été déléguées à des autorités administratives désignées en vertu de la Loi de 1996 sur l’application de certaines lois traitant de sécurité et de services aux consommateurs;
La Commission civile de l’Ontario sur la police tranche des demandes, mène des enquêtes et règle des différends concernant la surveillance et la prestation de services policiers;
La Commission ontarienne des libérations conditionnelles examine les demandes de libération conditionnelle et de libération conditionnelle supervisée de contrevenants adultes condamnés à purger une peine dans un établissement correctionnel provincial de l’Ontario;
Les Tribunaux de l’enfance en difficulté de l’Ontario (français et anglais) règlent les demandes d’audience en appel concernant l’identification et le placement des élèves en difficulté; et
Le Tribunal de l'aide sociale instruit les appels concernant les prestations d'aide sociale et le refus d'accorder une prestation, la suspension ou l'annulation d'une prestation, la réduction d'une prestation ou le montant d'une prestation.

L’autorisation législative spécifique applicable aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, ainsi que les autres lois en vertu desquelles ils exercent leurs pouvoirs et fonctions, est énoncée à l’annexe 5 du présent protocole d'entente.

4. STATUT ET MODIFICATIONS

4.1

Chacun des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO est désigné comme un tribunal décisionnel en vertu du Règlement de l’Ontario 126/10 pris en application de la LRGTBNT et comme un organisme provincial sans conseil d’administration en vertu de la DON.

4.2

Chacun des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO est prescrit comme « organisme public » et comme « organisme public rattaché à la Commission » conformément au Règlement de l’Ontario 146/10 pris en application de la LFPO. D’un point de vue organisationnel, ces tribunaux ne font pas partie du ministère, mais sont considérés comme faisant partie du gouvernement.

4.3

Ni TDO ni les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO ne sont des organismes de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne, L.R.O. 1990, chap. C.48.

5. PRINCIPES DIRECTEURS

Les parties conviennent de se conformer aux principes suivants dans le cadre de leurs relations :

Le ministre reconnaît que les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO exercent leurs pouvoirs et leurs fonctions conformément aux mandats qui leur sont confiés par la loi. TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO sont indépendants du ministre et du gouvernement pour tout ce qui concerne la prise des décisions sur des affaires qui sont portées devant eux et le règlement des différends qui leur sont soumis, l'évaluation et la gestion des arbitres, leurs relations, leurs interactions et leurs communications avec les utilisateurs des tribunaux et les personnes touchées par leurs services. Le ministre reconnait également que les décisions de nature judiciaire que doivent prendre les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO doivent être prises de manière indépendante et impartiale et doivent être perçues comme telles par le public.
Le ministre reconnaît que TDO joue un rôle important dans l'exécution, l'interprétation et l'application des programmes et politiques du gouvernement et qu'il devrait être consulté, s’il le juge nécessaire, au sujet de l'élaboration de ces politiques et programmes ou des propositions de modifications dont ils font l’objet, dans la mesure où ils concernent le mandat des tribunaux décisionnels Ontario compris dans le groupe TDO, ainsi que des changements proposés aux mandats de ceux-ci.
Le président exécutif reconnaît qu’il est responsable devant l’Assemblée législative, par l’entremise du ministre, en ce qui a trait à l’exécution des mandats des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO. Le président exécutif veillera à ce que le président exécutif suppléant, les présidents associés, les vice-présidents, les membres et le directeur général soient informés de cette obligation redditionnelle.
TDO se conduira conformément aux documents de responsabilisation et de gouvernance élaborés en application de la LRGTDNT et de la DON, ainsi qu’aux principes de gestion du gouvernement. Ces principes comprennent un engagement envers l’éthique; une utilisation prudente, efficace et licite des ressources publiques; l’équité; un service au public de grande qualité; l’ouverture et la transparence dans la mesure permise dans la loi; et le respect des principes de diversité, d’inclusion et de lutte contre le racisme.
TDO et le ministère conviennent d’éviter le plus possible le chevauchement des services, sauf dans la mesure nécessaire pour assurer l’indépendance de TDO.
Le ministre et le président exécutif s’emploient à maintenir des organismes solides qui sont habilités à s’acquitter des mandats que leur confie la loi de manière efficace et efficiente. TDO et le ministère conviennent de s’engager mutuellement à partager des objectifs de service public ainsi qu’à coopérer et à coordonner leurs activités en vue de l’atteinte de ces objectifs de manière à faciliter l’administration efficace de TDO et l’exercice des responsabilités que lui confère la loi, à condition que le mandat et l’indépendance décisionnelle de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO soient entièrement respectés.
Le ministre et le président exécutif reconnaissent l’importance d’assurer l’accès à la justice administrative pour tous les Ontariens, y compris les Ontariens francophones, et de fournir des services en français conformément à la Loi sur les services en français, L.R.O. 1990, chap. F.32. Le ministre et le président exécutif s’engagent à assurer la prestation de services de qualité en français à chacun des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO de façon que les services répondent aux besoins des Ontariens francophones qu’ils desservent, ainsi qu’à veiller à ce que les services en français soient aisément accessibles, portés à la connaissance du public et d’une qualité équivalente à celle des services offerts en anglais.
Le ministère convient de soutenir TDO dans l'atteinte de son objectif d’être un organisme et un fournisseur de services diversifié et inclusif.
TDO et le ministère collaboreront ensemble dans le respect mutuel.

6. RAPPORTS DE RESPONSABILISATION

6.1

Le ministre
Le ministre :

est responsable devant le Cabinet et l’Assemblée législative de l’exécution des mandats des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO et du respect par ceux-ci de la LAPHO, de la LRGTDNT et des politiques du gouvernement et, à ces fins, il rend des comptes et donne des réponses à l’Assemblée législative sur les affaires de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
rend des comptes et donne des réponses au CT/CGG sur le rendement des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO et sur le respect par ceux-ci des politiques opérationnelles et des directives applicables du gouvernement;
rend des comptes au Cabinet sur le rendement de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO et sur le respect par ceux-ci des politiques opérationnelles et des directives stratégiques du gouvernement.

6.2

Le président exécutif

Le président exécutif est responsable devant le ministre du rendement de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO quant à l’exécution de leurs mandats et des fonctions et responsabilités qui sont confiés au président exécutif aux termes des lois constitutives des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, de la LFPO, de la LRGTDNT, du présent protocole d'entente, ainsi que des directives et des documents de délégation applicables du CT/CGG, du MF et du gouvernement;
Le président exécutif est responsable de la présentation de rapports au ministre, sur demande, sur les activités de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
Le président exécutif est responsable du maintien de communications rapides avec le ministre ou le sous-ministre (ou son représentant) sur toute question qui a une incidence, ou qui pourrait vraisemblablement avoir une incidence, sur les responsabilités du ministre;
Les personnes nommées à des tribunaux compris dans le groupe TDO sont responsables devant le présent exécutif de leur rendement et lui font rapport à ce sujet.

6.3

Sous-ministre

Le sous-ministre est responsable devant le secrétaire du Cabinet et le ministre du rendement du ministère en ce qui a trait à la prestation de services de soutien administratif à TDO, ainsi qu’à l’exécution des rôles et responsabilités que lui confie le ministre ou qui découlent de la LRGTDNT, de la LAPHO, de la LFPO, des directives applicables du CT/CGG, des directives applicables du gouvernement et du présent protocole d’entente.
Le sous-ministre atteste auprès du CT/CGG que TDO respecte les directives applicables du gouvernement.

6.4

Directeur général

Le directeur général est responsable devant le président exécutif de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques ainsi que de la prise de décisions opérationnelles qui cadrent avec les directives stratégiques générales de TDO et rend compte régulièrement au président exécutif du rendement des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.
Le directeur général est responsable devant le sous-ministre de la gestion des activités de TDO ainsi que de la gestion et de la supervision du personnel de TDO suivant les responsabilités que le sous-ministre lui a déléguées aux termes de la Directive sur la délégation de pouvoir pour la gestion des ressources humaines conformément aux paragraphes 44 (2) et (6) de la LFPO et aux conventions collectives pertinentes. Le directeur général relève, sur le plan administratif, du SPGA de la division responsable des organismes et des tribunaux au sein du ministère.
Les membres du personnel de TDO relèvent du directeur général et lui rendent des comptes quant à leur rendement.

7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

7.1

Rôle du ministre
Le ministre a les responsabilités suivantes :

rendre des comptes et donner des réponses à l’Assemblée législative sur les activités de TDO;
rendre des comptes au CT/CGG et au Cabinet sur le rendement de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO et sur le respect par ceux-ci des documents de responsabilisation et de gouvernance, des directives applicables du gouvernement, des politiques opérationnelles et des directives générales du gouvernement;
recommander au CT/CGG, au besoin, la fusion ou la dissolution de l’un ou l’autre des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, ou toute modification de son mandat;
recommander au CT/CGG les pouvoirs à donner ou à retirer à TDO ou aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO lorsqu’une modification de leur mandat est proposée;
rencontrer le président exécutif afin de discuter de questions relatives à l’exécution des mandats des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO et d’assurer le respect des documents de responsabilisation et de gouvernance et des principes de gestion;
travailler avec le président exécutif afin d’élaborer des mécanismes et des mesures appropriés au sujet du rendement de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
prendre connaissance des conseils ou des recommandations du président exécutif sur les nominations et les reconductions de mandat aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
présenter au Cabinet et au lieutenant-gouverneur en conseil des recommandations sur les nominations et les renouvellements de mandat aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO conformément à la procédure de nomination établie par la LRGTDNT, après avoir consulté le président exécutif et reçu ses recommandations;
recommander au CT/CGG tout financement provincial à octroyer à TDO aux fins de ses activités et de la réalisation du mandat des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
examiner et approuver les soumissions en cours d'année au CT/CGG en ce qui concerne les augmentations de dépenses, les réaffectations de fonds, les rapports et d'autres questions, selon les besoins;
ordonner qu’un examen périodique des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO soit mené au besoin, et au moins une fois tous les six ans, conformément à la LRGTDNT et à la DON, et formuler les recommandations pouvant être nécessaires au CT/CGG après l’examen;
lorsque cela est pertinent ou nécessaire, prendre ou ordonner à TDO de prendre des mesures correctives concernant son administration ou ses activités, pourvu que son mandat et son indépendance décisionnelle soient pleinement respectés;
examiner et approuver les documents de responsabilisation et de gouvernance de TDO autres que son plan d’éthique, et les revoir périodiquement;
examiner et approuver le rapport annuel de TDO dans les 60 jours civils suivant sa réception, le déposer dans les 30 jours civils suivant son approbation et s’assurer qu’il est mis à la disposition du public;
consulter, lorsque le ministre le juge nécessaire, le président exécutif sur de nouvelles orientations significatives ou lorsque le gouvernement envisage à l’égard des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO des modifications réglementaires ou législatives qui pourraient avoir des incidences importantes pour eux;
tenir le président exécutif informé, lorsque le ministre le juge nécessaire, des priorités et des directives stratégiques du gouvernement susceptibles de concerner TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
déterminer, en tout temps, la nécessité d’un examen ou d’une vérification de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, ordonner au président exécutif de mener cet examen et recommander au CT/CGG toute modification à apporter à la gouvernance ou à l’administration de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO à l’issue de cet examen ou de cette vérification;
évaluer le rendement du président exécutif à la lumière des documents de responsabilisation et de gouvernance, y compris le plan d’activités approuvé;
élaborer le protocole d’entente de TDO avec le président exécutif, ainsi que les modifications à y apporter, et le signer pour lui donner effet une fois qu’il a été signé par le président exécutif.

7.2

Rôle du président exécutif
Le président exécutif a les responsabilités suivantes :

tenir le ministre informé des enjeux et des événements et veiller à ce que les affaires liées à TDO qui, de l’avis du président exécutif ou du ministre, revêtent de l’importance pour le ministère ou sont raisonnablement susceptibles de concerner le ministre dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO soient portées à l’attention du ministre ou du sous-ministre en temps opportun;
jouer un rôle de leadership auprès de TDO et améliorer l’efficacité et l’efficience avec lesquelles les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO règlent les affaires portées devant eux;
établir les objectifs, les processus et les orientations stratégiques pour TDO à la lumière des mandats des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
diriger et surveiller les affaires des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO dans les limites de leurs mandats définis par les lois constitutives et énoncés à l’article 3.2 et à l’annexe 5 du présent protocole d'entente, et conformément aux documents de responsabilisation et de gouvernance applicables, y compris les fonctions juridictionnelles et les fonctions de gestion des cas des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, et l’élaboration de politiques concernant la gestion desdits tribunaux;
examiner et approuver les demandes d’indemnité journalière et les demandes de remboursement des frais de déplacement des présidents associés et veiller à ce que cet examen et cette approbation soient effectués par le président associé concerné pour toutes les autres personnes nommées;
assurer la mise en œuvre de mesures allant dans le sens des vues, des objectifs et de l’orientation stratégique de TDO, et diriger par ailleurs les activités de TDO de façon à assurer l’exécution des mandats législatifs des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
demander au ministre de fournir une orientation stratégique pour TDO, s’il y a lieu;
consulter le ministre au préalable au sujet de toute activité susceptible d’avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, sur les mandats ou les pouvoirs des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO ou encore sur les responsabilités de TDO qui sont énoncées dans la LRGTDNT;
veiller à l’élaboration des documents de responsabilisation et de gouvernance nécessaires, y compris un système efficace de mesures et de gestion du rendement pour évaluer le rendement des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO ainsi que celui des présidents associés, des vice-présidents et des membres, et mener ces évaluations;
déterminer les compétences, l’expérience et les capacités exigées des personnes nommées pour veiller à ce que les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO s’acquittent de leurs mandats;
si aucun président associé n’est actuellement désigné comme président exécutif suppléant, recommander au ministre la désignation d’un président exécutif suppléant et aviser le ministre du candidat recommandé dans les meilleurs délais;
aviser le ministre, en temps opportun, de la nécessité de procéder à des nominations, à des renouvellements de mandat ou à des nominations conjointes de personnes nommées de tribunaux et, à cette fin, tenir le ministre au courant des prochaines expirations de mandat au plus tard six mois avant l’expiration en question, et informer le ministre le plus tôt possible des avis de démission ou de départ à la retraite remis par les personnes nommées. Le président exécutif doit également travailler avec le ministère afin de surveiller le recrutement des personnes nommées, et présenter des recommandations en temps opportun au ministre au sujet des nominations et des renouvellements de mandat, s’il y a lieu, conformément au processus de nomination aux tribunaux décisionnels établi par la LRGTDNT et par le CGG par l’intermédiaire de la DON, dans le respect et la promotion des principes de l’équité, de la diversité, de la qualité, du mérite et de la représentation régionale;
élaborer et mettre en œuvre des normes et des processus concernant l’examen par les pairs des décisions de nature judiciaire;
collaborer avec le ministère relativement aux efforts de recrutement visant à rehausser et à mettre en lumière la diversité de la population de l’Ontario entre les personnes nommées. La diversité concerne, notamment, les langues parlées, l’âge et le sexe, la géographie, les groupes raciaux et culturels, les motifs ethniques et religieux, l’orientation sexuelle, les personnes handicapées et les peuples autochtones. Ces efforts de recrutement pourraient inclure l’adoption de mesures favorisant la constitution d’un bassin de candidats diversifié en veillant à ce que des personnes issues de différents milieux soient mises au courant des postes vacants, l’utilisation d’une approche claire et transparente lors de l’évaluation des candidatures et des processus d’entrevue afin de promouvoir l’équité, et l’évaluation des résultats en tenant compte du succès des initiatives visant à promouvoir la diversité dans le cadre du processus de nomination;
sur demande, rendre des comptes au ministre au sujet des activités de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO dans les délais convenus;
préparer le rapport annuel de TDO en vue de son dépôt auprès du ministre dans les 90 jours civils suivant la fin de l’exercice de TDO;
prendre des décisions compatibles avec le plan d’activités approuvé pour TDO;
veiller à ce que les fonds publics soient utilisés aux fins auxquelles ils sont destinés et avec intégrité et honnêteté et à ce que TDO se conforme aux principes de gestion et fonctionne dans les limites des fonds qui lui sont octroyés dans le cadre de l'exécution des mandats des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
travailler avec le ministère à l’élaboration du protocole d'entente de TDO avec le ministre et signer le protocole au nom de TDO;
examiner et approuver le plan d’activités, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers de TDO et les présenter au ministre conformément aux délais prévus dans les directives applicables du CT/CGG et du MF ainsi que dans le présent protocole d'entente;
examiner et approuver une fois par année la stratégie de TDO en matière de diversité et d’inclusion, y compris les obligations relatives à la présentation de rapports;
remettre au ministre, au ministre des Finances et au président du Conseil du Trésor une copie de chaque rapport de vérification, une copie de la réponse de TDO à chaque rapport et une copie de toute recommandation contenue dans le rapport;
informer le ministre, une fois par année, de toute recommandation contenue dans le rapport de vérification qui n’a pas été mise en œuvre;
veiller à ce que les personnes nommées soient informées de leurs responsabilités découlant de la LFPO en ce qui concerne les règles régissant le comportement éthique et les activités politiques;
consigner tout conflit d’intérêts déclaré ou apparent qui concerne les personnes nommées et informer le commissaire à l’intégrité au besoin;
présenter une orientation stratégique et donner des conseils au directeur général, de façon à assurer la mise en place de systèmes de gestion adéquats (finances, technologie de l’information, ressources humaines et gestion de documents) aux fins de l’administration efficace de TDO;
travailler avec le ministère et le directeur général, au besoin, pour présenter une orientation stratégique et donner des conseils au directeur général sur l’établissement des exigences fonctionnelles relatives à un nouveau système de gestion de cas et à de nouveaux outils de règlement des différends approuvés, ainsi que sur la mise en œuvre du système et des outils;
consulter le directeur général rapidement et aussi souvent que cela est nécessaire sur les approches recommandées pour mettre en œuvre les mandats législatifs des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
travailler avec le directeur général afin de veiller à ce que des mesures correctives soient prises à l’égard du fonctionnement de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, au besoin;
veiller à ce qu’un cadre de travail approprié soit en place pour que les personnes nommées reçoivent une orientation et une formation adéquates au sujet des activités et du fonctionnement de TDO et de leurs responsabilités particulières, y compris une formation sur la diversité, l’inclusion et les influences environnementales courantes, afin de mieux servir la population de l’Ontario;
veiller à ce que les personnes nommées soient mises au courant des directives applicables du CT/CGG et du gouvernement, et de l’ensemble de la législation applicable, et à ce qu’elles les respectent;
veiller à ce qu’un processus de réponse aux plaintes du public et de règlement de ces plaintes soit en place;
établir des communications efficaces avec le public et de bonnes relations avec les intervenants pour TDO en qualité de principal porte-parole de celui-ci;
coopérer à tout examen de TDO ordonné par le ministre, le CT/CGG ou le vérificateur général;
consulter le sous-ministre ou son représentant au sujet de l’évaluation annuelle du rendement du directeur général;
veiller à ce que la personne responsable de l’institution s’acquitte des responsabilités que lui impose le Règlement 460 pour l’application de la LAIPVP;
jouer le rôle de responsable de l’éthique pour les personnes nommées, faire la promotion du comportement éthique et s’assurer que toutes les personnes nommées connaissent les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et directives pris en application de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée des actes répréhensibles.

7.3

Rôle du sous-ministre
Le sous-ministre a les responsabilités suivantes :

conseiller et aider le ministre en ce qui a trait aux responsabilités de ce dernier à l’égard de TDO et, à cette fin, informer le ministre de l’orientation stratégique, de la législation, des politiques et des priorités pertinentes quant aux mandats des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, et conseiller le ministre sur les exigences de la DON et des autres directives qui s’appliquent à TDO;
conseiller le ministre sur le fonctionnement de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO ou sur tout changement à leurs structures ou fonctions;
recommander au ministre, au besoin, l’évaluation ou l’examen, y compris un examen axé sur les risques, de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO ou encore des modifications au cadre de gestion ou au fonctionnement de TDO;
surveiller, au nom du ministre, TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, tout en respectant les pouvoirs et l’indépendance juridictionnels de ceux-ci, déterminer les besoins en vue de la prise de mesures correctives, lorsqu’elles sont justifiées, et recommander au ministre des moyens de régler tout problème qui est relevé ou pourrait survenir;
faciliter la tenue de réunions d’information et de consultations régulières entre le président exécutif et le ministre;
attester auprès du CT/CGG que TDO se conforme aux exigences obligatoires en matière de responsabilisation qui sont énoncées dans la DON et dans d’autres directives applicables du gouvernement et directives stratégiques, à la lumière de la lettre de conformité annuelle fournie par le président exécutif au ministre;
s’assurer que le ministère et TDO ont en place la capacité et les systèmes nécessaires pour permettre une gestion continue axée sur les risques, y compris une surveillance appropriée de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
veiller à ce que TDO soit doté d’un cadre et d’un plan de gestion convenables pour la gestion des risques auxquels TDO est susceptible de faire face dans la poursuite des objectifs de son programme et des services qu’il fournit;
entreprendre en temps opportun des examens axés sur les risques à l’égard de TDO ou de sa gestion ou de ses activités, suivant les directives du ministre ou du CT/CGG;
établir un cadre d’examen et d’évaluation du plan d’activités de TDO et des autres rapports de celui-ci remis au ministère;
soutenir le ministre dans l’examen des objectifs, des mesures et des résultats de TDO en matière de rendement;
conseiller le ministre sur les documents que lui présente TDO pour examen ou approbation, ou les deux;
présenter au ministre, dans le cadre du processus annuel de planification, un plan d’évaluation et de gestion des risques pour chaque catégorie de risques;
collaborer à tout examen de TDO conformément aux directives du ministre, du CT/CGG ou du vérificateur général de l’Ontario;
négocier un projet de protocole d'entente avec le président exécutif de TDO, ainsi que toute modification à apporter au protocole d'entente, conformément aux directives du ministre;
consulter le président exécutif, au besoin, sur des questions qui revêtent une importance mutuelle, y compris les services fournis par le ministère et le respect des directives et des politiques applicables du gouvernement;
rencontrer le président exécutif au besoin, sur les ordres du ministre ou à la demande du président exécutif, notamment pour discuter de questions qui revêtent de l’importance pour TDO et le ministère, comme les services que le ministère fournit à TDO et la mise en œuvre de politiques administratives d’organismes centraux ou du ministère;
informer par écrit le président exécutif et le directeur général des nouvelles directives gouvernementales et de toutes les exceptions ou exemptions découlant en totalité ou en partie des directives applicables du gouvernement, des politiques du gouvernement ou des politiques administratives du ministère;
présenter au secrétaire du CT/CGG, lorsque la demande lui en est faite, un rapport sur le démantèlement de TDO ou de l’un ou l’autre des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO dès le moment où ses actifs sont liquidés, sur l’exercice de ses responsabilités restantes et sur la fin du mandat des personnes nommées;
veiller à ce que le ministère fournisse au TDO un soutien administratif et financier et les autres formes de soutien comme le prévoient le présent protocole d'entente et ses annexes jointes et, à cet égard, rencontrer régulièrement le président exécutif pour vérifier si ce soutien répond aux besoins de TDO;
informer TDO des politiques relatives aux finances, à l’administration et aux ressources humaines, ainsi que des politiques centrales et autres politiques du ministère et du gouvernement qui le concernent, y compris celles qui sont liées à la LAPHO, aux services en français, à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée, aux services de qualité, au harcèlement au travail et à l’égalité des chances;
veiller à ce que TDO intègre dans son plan d’activités les principes de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre le racisme afin de promouvoir un système de justice ouvert et accessible;
veiller à ce que le plan annuel de gestion du rendement du directeur général reflète ses obligations redditionnelles envers le président exécutif et le sousministre, ainsi que les normes à respecter dans le cadre de l'exécution de ces responsabilités et obligations;
consulter le président exécutif sur l’évaluation annuelle du rendement du directeur général.

Le sous-ministre peut déléguer ses responsabilités énoncées ci-dessus au SPGA, sous réserve de la directive principale sur la délégation de pouvoir du gouvernement et des règles applicables du CT/CGG au sujet de la délégation ou de la sous-délégation.

7.4

Rôle du directeur général
Les responsabilités du directeur général sont les suivantes :

aider le président exécutif à s’acquitter de ses responsabilités, notamment en ce qui concerne le respect de la législation, des directives, des politiques, des procédures et des lignes directrices applicables;
rencontrer le président exécutif, à la demande de celui-ci, pour discuter de questions qui revêtent de l’importance pour TDO et le ministère et pour veiller, dans la mesure du possible, à ce que TDO dispose du soutien administratif et financier, du soutien en matière de ressources humaines et en communication et des autres formes de soutien nécessaires pour lui permettre de s’acquitter de son mandat découlant du présent protocole d'entente, de son plan d’activités et de l’ensemble de la législation applicable;
diriger et gérer les affaires financières, analytiques, opérationnelles et administratives quotidiennes de TDO conformément aux mandats des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, aux directives du CT/CGG et du gouvernement, aux pratiques commerciales et financières reconnues, aux principes de gestion et au présent protocole d'entente;
conseiller le président exécutif sur les exigences de la DON et sur le respect de celle-ci par TDO, ainsi que sur les autres directives applicables du gouvernement et les politiques de TDO, notamment attester chaque année auprès du président exécutif le respect par TDO des exigences obligatoires;
travailler avec le ministère au besoin pour satisfaire aux exigences du certificat d’assurance annuel, notamment attester le respect par TDO de l’ensemble de la législation applicable, des directives applicables du gouvernement et des politiques comptables et financières;
exercer les pouvoirs délégués par le sous-ministre aux termes de l’acte de délégation des pouvoirs de gestion financière et veiller à ce que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté et à ce que TDO respecte les principes de gestion et fonctionne dans les limites des fonds qui lui sont octroyés aux fins de l'exécution de ses mandats;
exercer les pouvoirs délégués par le sous-ministre et la Commission de la fonction publique aux termes de la délégation de pouvoir pour la gestion des ressources humaines et jouer un rôle de leadership et de gestion auprès du personnel de TDO, notamment en matière de gestion des ressources humaines et financières, conformément au plan d’activités approuvé, aux pratiques et aux normes commerciales et financières reconnues, aux lois constitutives des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO et aux directives applicables du gouvernement;
travailler avec le président exécutif ainsi qu’avec le ministère, dans les cas opportuns, pour veiller à ce que des mesures correctives soient prises à l’égard du fonctionnement de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, au besoin;
recruter et superviser le personnel de TDO et lui attribuer des tâches, et veiller à ce qu’un cadre de travail approprié soit en place de façon que le personnel reçoive une orientation et une formation adéquates au sujet des activités et du fonctionnement de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO qui sont concernés, de même qu’au sujet de leurs responsabilités particulières, y compris de la formation sur la diversité, l’inclusion et les influences environnementales actuelles, afin de mieux servir la population de l’Ontario;
veiller à ce que le personnel de TDO soit au courant des directives applicables du CT/CGG et du gouvernement et de l’ensemble de la législation applicable, et à ce qu’il les respecte;
préparer le plan d’activités annuel de TDO à faire approuver par le président exécutif avant sa présentation au ministre;
participer à la préparation du rapport annuel de TDO conformément aux directives du président exécutif;
préparer des rapports financiers pour TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
établir et appliquer des cadres de gestion financière pour TDO conformément aux directives, aux politiques et aux lignes directrices applicables du MF/Conseil du Trésor en matière de contrôle;
concrétiser les buts, les objectifs et les orientations stratégiques du président exécutif en plans opérationnels et en activités conformément au plan d’activités, aux politiques et aux meilleures pratiques opérationnelles approuvés de TDO;
s’assurer que TDO a mis en place la capacité de surveillance et un cadre de surveillance efficace pour faire le suivi de sa gestion et de ses activités;
consulter le président exécutif ou le sous-ministre, au besoin, sur des questions qui revêtent de l’importance pour TDO et pour le ministère, notamment sur les services de soutien que le ministère fournit à TDO, et sur les directives du CT/CGG et du gouvernement ainsi que les politiques du ministère;
tenir le président exécutif et le sous-ministre au courant du fonctionnement de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
consulter le président exécutif rapidement et au besoin sur les approches recommandées pour mettre en œuvre les buts stratégiques de l’organisation;
établir des systèmes pour s’assurer que TDO fonctionne dans les limites de son plan d’activités et de son budget approuvés;
s’assurer que TDO a mis en place un cadre et un plan de gestion des risques appropriés;
procéder en cours d’année à la surveillance du rendement de TDO et présenter les résultats au président exécutif;
maintenir des communications efficaces avec le sous-ministre et la haute direction du ministère, tenir le ministère et le président exécutif au courant des enjeux ou des événements susceptibles de concerner le ministre, le sous-ministre et le président exécutif dans l’exercice de leurs responsabilités et demander au ministère, dans les cas opportuns, des conseils et du soutien sur des questions d’importance mutuelle en matière d’administration ou de gestion;
demander du soutien et des conseils au ministère, au besoin, sur des questions relatives à la gestion;
mettre en place un système de conservation des documents de TDO, lequel système permet de mettre ces documents à la disposition du public au besoin et d’assurer le respect de la LAIPVP et de la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents;
procéder en temps opportun à des examens axés sur les risques de la gestion et du fonctionnement de TDO;
de concert avec le président exécutif, consulter le sous-ministre sur toutes les affaires de TDO qui peuvent avoir une incidence sur la prestation de services par le ministère en application du présent protocole d'entente, et sur les directives applicables du gouvernement;
coopérer à tout examen de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO qu’ordonnerait le ministre ou le CT/CGG;
recruter, former et superviser le personnel qui soutient les fonctions de TDO;
coordonner avec le ministère, préparer et mettre en œuvre un système d’examen du rendement pour le personnel;
veiller à ce que le personnel de TDO soit mis au courant du cadre de responsabilisation et de gouvernance établi par LRGTDNT, de tous les documents de responsabilisation et de gouvernance approuvés et des directives applicables du gouvernement, et à ce qu’il les respecte;
jouer le rôle de responsable de l’éthique pour le personnel de TDO; promouvoir un comportement éthique et veiller à ce que le personnel de TDO soit informé de ses responsabilités découlant de la LFPO, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, le comportement éthique, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles;
consigner tout conflit d’intérêts déclaré ou apparent et informer le commissaire à l’intégrité, dans les cas opportuns;
s’acquitter des responsabilités que le sous-ministre lui a déléguées ou que le président exécutif lui a confiées aux termes du plan de gestion du rendement du directeur général ou aux termes des lois ou règlements applicables;
examiner et approuver une fois par année la stratégie de TDO en matière de diversité et d’inclusion, y compris les obligations relatives à la présentation de rapports;
déterminer les compétences, l’expérience et les capacités exigées du personnel nommé en vertu de la partie III de la LFPO à TDO et aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO pour exécuter les mandats des tribunaux décisionnels, et informer le président exécutif et le sous-ministre de ces exigences.

8. CADRE ÉTHIQUE

Le président exécutif est le responsable de l’éthique pour les personnes nommées pour l’application de la LFPO. Il doit veiller à ce que les personnes nommées soient mises au courant des règles d’éthique auxquelles elles sont assujetties, y compris les règles qui s’appliquent en matière de conflits d’intérêts, d’activités politiques et de divulgation protégée des actes répréhensibles.
Le président exécutif veillera à ce qu’un plan d’éthique soit élaboré pour TDO et à ce qu’il soit approuvé par le commissaire à l’intégrité.
Les personnes nommées ne peuvent utiliser pour leur profit ou avantage personnel les renseignements obtenus en raison de leur nomination à l’organisme ou de leur participation en tant que membres de l’organisme. La personne nommée ayant des motifs raisonnables de croire qu’elle est en conflit d’intérêts devra dévoiler dès que possible la nature du conflit au président exécutif et devra se retirer de toute autre participation au dossier concerné.
Le directeur général est désigné comme le responsable de l’éthique pour tous les fonctionnaires de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO qui ne sont pas des personnes nommées pour l’application de la LFPO. Il doit veiller à ce que ces personnes soient informées des règles sur les conflits d’intérêts, y compris les règles sur les activités politiques, qui régissent les fonctionnaires.
Le directeur général est le poste supérieur désigné pour TDO conformément à l’article 14 du Règlement de l’Ontario 381/07 pris en application de la LFPO.

9. EXIGENCES EN MATIÈRE DE PRÉSENTATION DE RAPPORTS

9.1

Plan d’activités

Le président exécutif veillera à ce que le ministre reçoive chaque année, pour examen et approbation, le plan d’activités de TDO couvrant au moins trois ans à compter de l’exercice en cours, lequel plan comprendra un budget financier, dans un délai suffisant pour lui permettre de le passer en revue et de faire des commentaires.
Le président exécutif s’assurera que le plan d’activités de TDO respecte les exigences énoncées dans les documents de responsabilisation et de gouvernance.
Le plan d’activités annuel doit être présenté au ministère au plus tard trois mois avant le début de l’exercice de TDO.
Le président exécutif veillera à ce que le plan d’activités de TDO comprenne un système d’évaluation du rendement et de présentation de rapports sur l’atteinte des objectifs énoncés dans le plan en question. Le système doit inclure des objectifs de rendement et une description de la façon dont les objectifs seront atteints, et indiquer les résultats visés et l’échéancier.
Le sous-ministre aidera TDO à élaborer et à mettre en œuvre son système d’évaluation du rendement, au besoin, y compris les mesures du rendement et les objectifs liés à la stratégie de diversité et d’inclusion.
Le président exécutif veillera à ce que le plan d’activités comprenne un plan d’évaluation et de gestion des risques visant à aider le ministère à élaborer son propre plan en la matière conformément aux exigences de la DON, en vue d’évaluer les risques, d’élaborer et de conserver les documents nécessaires et de présenter des rapports au CT/CGG.
Le président exécutif veillera à ce qu’aucun plan d’activités devant être rendu public ne contienne de renseignements personnels, de renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, de renseignements assujettis au secret professionnel de l’avocat, de renseignements confidentiels du Conseil des ministres ou de renseignements dont la divulgation serait susceptible de présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de TDO.
Le ministre prendra connaissance du plan d’activités de TDO et le ministère avisera rapidement le président exécutif de la mesure dans laquelle il approuve ou non les orientations proposées par TDO. Le ministère pourra informer le président exécutif des points et des méthodes qui diffèrent des politiques ou priorités administratives du gouvernement ou du ministère, si nécessaire, et le président exécutif révisera le plan en conséquence, sauf si des questions d’indépendance décisionnelle sont en jeu.
De plus, le CT/CGG peut demander au ministre de lui présenter le plan d’activités de TDO pour examen en tout temps.
Le président exécutif veillera, par l’entremise du directeur général, à ce que le plan d’activités de TDO soit rendu public dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web de TDO dans les 30 jours qui suivent l’approbation du plan par le ministre.

9.2

Rapport annuel

Il incombe au président exécutif de veiller à ce que le rapport annuel de TDO soit préparé et remis au ministre dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice de TDO. Le rapport annuel respecte les exigences énoncées dans la DON et dans la LRGTDNT.
Le président exécutif veillera, par l’entremise du directeur général, à ce que le rapport annuel soit préparé dans le format précisé dans la DON.
Le président exécutif veillera à ce qu’aucun rapport annuel de TDO devant être rendu public ne contienne de renseignements personnels, de renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, de renseignements assujettis au secret professionnel de l’avocat, de renseignements confidentiels du Conseil des ministres ou de renseignements dont la divulgation serait susceptible de présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de TDO.
Le ministre recevra et examinera le rapport annuel de TDO afin de vérifier s’il respecte les exigences de la DON et approuvera le rapport dans les 60 jours civils suivant le jour où il est reçu.
Dans les 30 jours civils suivant son approbation, le ministre déposera le rapport annuel devant l’Assemblée législative.
Le président exécutif veillera, par l’entremise du directeur général, à ce que le rapport annuel de TDO soit rendu public dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web de TDO après son dépôt devant l’Assemblée législative et dans les 30 jours civils qui suivent l’approbation dudit rapport par le ministre.
Lors de la diffusion des rapports annuels, des formats et des voies de diffusion numériques doivent être utilisés, sauf exigence contraire (p. ex. d’une directive ou d’un texte législatif).

9.3

Autres rapports
Il incombe au président exécutif :

de veiller à ce que les rapports et documents mentionnés à l’annexe 2 du présent protocole d'entente soient remis pour examen et approbation au ministre, au sous-ministre ou au ministère dans les délais prescrits;
à la demande du ministre ou du sous-ministre, de fournir des données spécifiques et tout autre renseignement qui pourrait être demandé de temps à autre aux fins de l’administration du ministère, sous réserve de toute restriction contraire à l’intégrité du processus décisionnel ou du processus d’enquête, ou encore des droits à la justice naturelle des parties.

10. EXIGENCES RELATIVES À L’AFFICHAGE PUBLIC

TDO veillera, par l’entremise du président exécutif, à ce que les documents de gouvernance approuvés suivants soient affichés dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur son site Web dans les délais suivants :

protocole d'entente et toute lettre d’affirmation – dans les 30 jours civils suivant leur signature par les deux parties
plan d’activités annuel – 30 jours civils suivant son approbation par le ministre
rapport annuel – 30 jours civils suivant son approbation par le ministre (le rapport doit d’abord être déposé devant l’Assemblée législative).

Les documents sur la gouvernance qui sont affichés ne doivent pas contenir de renseignements personnels, de renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, de renseignements assujettis au secret professionnel de l’avocat, de renseignements confidentiels du Conseil des ministres ou de renseignements dont la divulgation serait susceptible de présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de TDO.
TDO veillera, par l’entremise du président exécutif, à ce que les renseignements relatifs aux dépenses engagées pour les personnes nommées et le personnel de haute direction soient publiés sur le site Web de TDO, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG.
TDO veillera, par l’entremise du président exécutif, à ce que toute autre exigence relative à l’affichage public soit respectée.

11. COMMUNICATIONS ET GESTION DES ENJEUX

Les parties au présent protocole d'entente reconnaissent que l’échange en temps opportun de renseignements sur les activités et l’administration de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO est essentiel pour que le ministre puisse s’acquitter de ses responsabilités pour ce qui est de rendre des comptes et de répondre à l’Assemblée législative au sujet des activités de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel que le président exécutif et le directeur général soient tenus au courant des initiatives et des orientations stratégiques générales du gouvernement susceptibles de toucher le mandat et les fonctions de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.

En conséquence, le ministre et le président exécutif conviennent de ce qui suit :

Le terme « communications » ne vise pas les discussions ou l’échange de renseignements non publics entre des membres du personnel de TDO et le ministre, le sous-ministre ou le personnel du ministère au sujet d’affaires précises qui ont été, sont ou seront portées devant les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.
Toute demande de renseignements que reçoit le ministère ou le bureau du ministre au sujet d’une instance, politique ou règle de nature juridictionnelle d’un tribunal compris dans le groupe TDO sera transmise à TDO sans commentaire, si ce n’est la remarque selon laquelle le ministère ou le ministre, selon le cas, ne peut commenter les processus ou les décisions du tribunal en question ou intervenir dans ceux-ci.
Le président exécutif informera en temps opportun le ministre de tous les événements planifiés et des enjeux qui concernent ou pourraient raisonnablement concerner le ministre dans l’exercice de ses responsabilités. Le directeur général informera également en ce sens le sous-ministre.
Le ministre consultera le président exécutif en temps opportun, s’il y a lieu, au sujet des initiatives stratégiques générales du gouvernement ou des dispositions législatives que le gouvernement envisage d’adopter et qui sont susceptibles de toucher le mandat ou les fonctions de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, ou qui auront par ailleurs une incidence importante sur ceux-ci.
Le ministre et le président exécutif se consulteront au sujet des stratégies de communications publiques et des publications. Dans les cas opportuns, ils se tiendront informés des résultats des consultations formelles auprès des intervenants et des autres consultations publiques.
Le président exécutif informera le ministère de toutes les activités de communication publique, activités de publicité et activités médiatiques et lui remettra à l’avance une copie des documents correspondants. Indépendamment de ce qui précède, TDO a le droit de diffuser des documents comme des règles, des directives procédurales, des réponses à des demandes de renseignements ordinaires des médias et d’autres renseignements publics avec l’accord préalable du ministère.
Le ministre et le président exécutif se rencontreront au moins une fois par année ou à la demande de l’un ou l’autre pour discuter de questions relatives à l'exécution du mandat de TDO ainsi qu’à la gestion et au fonctionnement de celui-ci, et pour revoir des questions traitées dans le présent protocole d'entente.
Le sous-ministre et le président exécutif se rencontreront au moins une fois par trimestre pour discuter de questions relatives au fonctionnement efficace et efficient de TDO et à la prestation de services par le ministère à TDO, ainsi que pour revoir des questions traitées dans le présent protocole d'entente. Le sous-ministre et le président exécutif s’échangeront en temps opportun des renseignements et avis pertinents au sujet de questions importantes touchant la gestion ou le fonctionnement de TDO.
Les parties s’engagent à adhérer au protocole de communications figurant à l’annexe 1 du protocole d'entente.

12. ENTENTES ADMINISTRATIVES

12.1

Directives applicables du gouvernement

Travaillant avec le directeur général, le président exécutif est chargé de veiller à ce que TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO fonctionnent conformément à toutes les directives applicables du gouvernement et aux directives de la Commission de la fonction publique prises en application de la LFPO, aux conventions collectives et protocoles d'entente applicables en matière de dotation en personnel, ainsi qu’à toutes les politiques et procédures financières et administratives applicables du ministère. Une liste des directives applicables du gouvernement figure à l’annexe 3 du présent protocole d'entente.
Le ministère informera TDO des modifications ou adjonctions aux directives, politiques et lignes directrices qui s’appliquent à TDO ou aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO; cependant, il incombe à TDO et aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO de respecter toutes les directives, politiques et lignes directrices applicables du gouvernement, qu’elles figurent ou non explicitement sur la liste de l’annexe 3 du présent protocole d'entente.

12.2

Services de soutien administratif et organisationnel

Il incombe au sous-ministre de fournir à TDO les services de soutien administratif mentionnés à l’annexe 4 du présent protocole d'entente et de négocier avec Services en communs de l’Ontario à l’égard de ces services.
L’annexe 4 peut être révisée en tout temps à la demande de l’une ou l’autre des parties.
Le sous-ministre veillera à ce que les services ou le soutien fournis à TDO soient de la même qualité que ceux qui sont fournis aux divisions et directions du ministère.

12.3

Ententes avec des tiers

Les approvisionnements nécessaires pour soutenir les programmes et les services de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO seront effectués d’une façon claire et transparente, conformément aux directives applicables du gouvernement, y compris la directive sur l’approvisionnement (CGG). Lorsque les approvisionnements sont susceptibles de soulever des questions litigieuses, le directeur général discutera de ces questions à l’avance avec le ministère.

12.4

Services juridiques

Le ministre est chargé par la loi de la prestation de services et conseils juridiques aux ministères et organismes du gouvernement. C’est pourquoi TDO et chacun des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO doivent obtenir tous leurs services juridiques d’avocats au service du ministère conformément à ce qui suit :

les services juridiques quotidiens sont fournis à TDO et aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO par des avocats du ministère au service de TDO (« avocats de TDO »).
Le directeur ou chef des services juridiques de TDO peut obtenir des services ou conseils juridiques d’avocats au service de bureaux juridiques centraux du ministère (p. ex. le Bureau des avocats de la Couronne – Droit civil (BAC – Droit civil), la Direction du droit constitutionnel – « DDC ») et la Direction des politiques de justice (« DPJ ») au nom de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO dans les cas où une expertise spéciale est requise.
TDO peut, par l’entremise du directeur ou du chef des services juridiques, obtenir des services juridiques auprès d’avocats externes dans des circonstances extraordinaires, lorsque :
- les avocats du BAC – Droit civil ou de la DPJ n’ont pas la compétence nécessaire pour fournir les services ou conseils demandés;
- la prestation de services ou conseils juridiques par un avocat de la Couronne pourrait être perçue comme une mesure compromettant l’indépendance ou l’impartialité de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.
Toute acquisition envisagée des services d’un avocat externe par TDO est assujettie à l’approbation du sous-procureur général et doit être faite conformément aux conditions de la politique opérationnelle générale du ministère en matière d’acquisition et d’utilisation de services juridiques externes (« politique sur les SJE »).

S’il obtient des services ou conseils juridiques d’avocats au service des bureaux juridiques centraux du ministère ou d’avocats externes dont les services sont retenus aux termes de la politique sur les SJE, TDO devra rembourser au ministère tous les frais associés à ces services.
Les avocats au service du ministère (y compris les avocats externes dont les services sont retenus aux termes de la politique sur les SJE) ont une relation avocat-client avec le gouvernement, mais non avec les personnes ou organismes œuvrant au sein du gouvernement. Bien que TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO jouissent d’une grande indépendance fonctionnelle dans l’exercice de leurs fonctions, ils font légalement partie du secteur exécutif et les relations qu’ils entretiennent avec leurs avocats sont essentiellement les mêmes que celles de tout autre organisme du gouvernement.
Néanmoins, le ministre reconnaît que les conseils juridiques fournis à TDO et aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO devraient l’être d’une façon compatible avec l’exercice indépendant et impartial de leurs fonctions prévues par la loi. C’est pourquoi les avocats de TDO (y compris le directeur des services juridiques) relèvent du président exécutif et suivent les directives de celui-ci pour toutes les questions qui touchent le règlement de différends par l’un ou l’autre des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, l’évaluation et la gestion des arbitres, ainsi que leurs relations, rapports et communication avec les utilisateurs des tribunaux et les autres personnes touchées par leurs services. Les avocats de TDO continuent à relever du directeur général relativement aux questions purement administratives.
Le ministre reconnaît également que les avocats de TDO devraient traiter les conseils juridiques fournis à TDO au sujet des questions visées à l’alinéa d) comme des renseignements confidentiels entre eux. Le maintien du caractère confidentiel de ces conseils (même à l’endroit du ministère) est nécessaire pour protéger l’indépendance et l’impartialité de TDO et des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO dans l’exercice de leurs fonctions prévues par la loi.
Dans la même veine, bien que les avocats externes dont les services sont retenus aux termes de la politique sur les SJE rendent habituellement des comptes par l’intermédiaire du ministère, dans les cas où TDO a retenu les services d’avocats externes, afin d’éviter toute perception de préjugé institutionnel ou d’ingérence gouvernementale, ces avocats rendront des comptes directement au président exécutif de manière confidentielle par l’entremise du directeur ou du chef des services juridiques à TDO.
Cependant, tous les conseils et services fournis à TDO par les avocats au service des bureaux juridiques centraux du ministère sont assujettis à toutes les exigences normales en matière de surveillance et d’approbation. Ces avocats ne peuvent fournir de services juridiques à TDO en se fondant sur le fait que leurs conseils ne seront pas communiqués au ministère.

12.5

Accès à l’information et protection de la vie privée

Le président exécutif et le ministre reconnaissent que les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO sont tenus de respecter les exigences applicables qui sont énoncées dans la LAIPVP en ce qui a trait à la collecte, à la rétention, à la sécurité, à l’utilisation, à la distribution et à l’élimination des documents auxquels cette loi s’applique.
Le président exécutif sera considéré comme la « personne responsable » des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO pour l’application de la LAIPVP.
Il incombe au président exécutif de s’assurer que le ministère est informé de toute demande de renseignements importante ou litigieuse présentée en application de la LAIPVP.

12.6

Création, collecte, mise à jour et élimination des documents

Travaillant en collaboration avec le directeur général, le président exécutif est chargé de veiller à ce que TDO se conforme à l’ensemble de la législation gouvernementale et des directives applicables du gouvernement concernant la gestion des renseignements et des documents.
Travaillant en collaboration avec le directeur général, le président exécutif est chargé de veiller à ce qu’un système soit en place pour la création, la collecte, la mise à jour et l’élimination des documents.
Le directeur général et le président exécutif doivent protéger les intérêts juridiques, financiers et autres de TDO en adoptant des mesures raisonnables qui permettent d’assurer la viabilité, l’intégrité, la conservation et la sécurité continues de tous les documents officiels créés, commandés ou acquis par TDO, y compris tous les documents électroniques comme les courriels, l’information affichée sur le ou les sites Web de l’organisme, les ensembles de bases de données et tous les documents sauvegardés sur les ordinateurs personnels et les pilotes informatiques partagés.
Travaillant en collaboration avec le président exécutif, le directeur général est chargé d’assurer la mise en œuvre de mesures obligeant les employés de TDO à créer des documents complets, exacts et fiables qui documentent et appuient les opérations commerciales, décisions, événements, politiques et programmes importants.
Travaillant en collaboration avec le président exécutif, le directeur général est chargé de veiller à ce que TDO se conforme à la directive du CT/CGG sur la gestion et l’utilisation de l’information et de la technologie de l’information (ITI), ainsi qu’à la Politique générale de conservation des documents, dans la mesure où elles s’appliquent.

12.7

Normes de service

TDO doit fixer pour les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO des normes relatives au service à la clientèle et à la qualité qui sont conformes aux normes pertinentes du gouvernement, du ministère et de la fonction publique de l’Ontario.
Le président exécutif s’assurera que les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO fournissent leurs services selon une norme de qualité qui reflète les principes et les exigences de la directive sur les services de la FPO.
TDO doit mettre en place un processus formel de réponse aux plaintes sur la qualité des services que reçoivent le public et les utilisateurs des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO, lequel processus est compatible avec les normes de prestation de services du gouvernement et avec la politique sur les normes de prestation de services de TDO exigée aux termes de la LRGTDNT.
Les processus établis par TDO pour répondre aux plaintes sur la qualité des services sont distincts des processus juridictionnels des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO et n’entravent pas ces processus.
Le plan d’activités annuel de TDO comprendra des mesures et des objectifs de rendement en ce qui a trait au service à la clientèle et à la réponse que donnent TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO aux plaintes.
TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO se conforment à la LAPHO.

13. ENTENTES FINANCIÈRES

13.1

Généralités

Toutes les procédures financières de TDO doivent être conformes aux directives applicables du gouvernement ainsi qu’aux politiques et procédures financières et administratives générales du ministère.
Le cadre administratif et financier pour TDO, y compris l’administration des ressources humaines, est énoncé dans les documents du cadre de délégation des pouvoirs financiers du ministère.
Sur l’ordre du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor, et conformément à l’article 16.4 de la Loi sur l’administration financière, TDO verse au Trésor toute somme que le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor juge excédentaire par rapport à ses besoins.
Les allocations de fonctionnement et d’immobilisations approuvées de TDO peuvent être rajustées pour un exercice donné si le Conseil des ministres ou le ministre impose des contraintes budgétaires en cours d’exercice. Un avis de modification de ces allocations sera transmis à TDO dans un délai raisonnable. Si TDO doit réaffecter ses ressources en conséquence, il devra d’abord en informer le ministère et en discuter avec celui-ci.
Il incombe au directeur général de transmettre au ministère la documentation nécessaire justifiant les dépenses de TDO.

13.2

Financement

TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO sont financés par le gouvernement de l’Ontario à même le Trésor, dans le cadre d’une affectation de crédits autorisée par l’Assemblée législative, laquelle est assujettie à des rajustements faits par le ministre, le CT/CGG ou l'Assemblée législative. À son tour, TDO reçoit chaque année du ministère une allocation estimative. Le Tribunal d’appel en matière de permis – Service d’aide relative aux indemnités d’accident automobile (TAMP – SAIAA) refacture ses coûts à l’industrie de l’assurance.
Le directeur général travaillera sur une base de consultation avec le président exécutif afin de préparer une estimation des dépenses de TDO fondée sur l’allocation proposée en vue d’inclure ladite estimation dans le processus d’établissement du budget du ministère. Le directeur général transmettra ces prévisions à la Division de la gestion des services ministériels dans un délai suffisant pour en permettre l’analyse et l’approbation par le ministre.
Les prévisions que fournit le directeur général peuvent être modifiées au besoin, après consultation en bonne et due forme du président exécutif. Les parties reconnaissent que le CT/CGG a le pouvoir de prendre la décision finale.
Les procédures financières de TDO doivent être conformes aux directives applicables du gouvernement.
Les coûts recouvrés et autres revenus, le cas échéant, sont versés dès qu’ils sont reçus au Trésor et ne peuvent pas être affectés à des dépenses administratives de TDO, sous réserve de toute disposition législative.

13.3

Rapports financiers

TDO doit tenir ses comptes et fournir des rapports financiers ou des états financiers selon les instructions qu’il reçoit du ministère, conformément à l’annexe 2, en vue de leur inclusion dans les comptes publics.

13.4

Fiscalité : taxe de vente harmonisée (TVH)

En raison de l’harmonisation de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente provinciale, certains organismes reçoivent un remboursement de la taxe sur la valeur ajoutée du Canada (TVAC) en application de l’Entente intégrée globale de coordination fiscale. Cette situation ne s’applique pas à TDO.

14. ENTENTES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET D’EXAMEN

14.1

Vérifications

Le ministre peut ordonner que TDO ou les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO fassent l’objet d’une vérification.
La Division de la vérification interne de l’Ontario peut également mener une vérification interne, si elle a obtenu l’autorisation préalable du Comité de vérification du ministère ou du Comité de vérification générale. En outre, le vérificateur général de l’Ontario peut, à tout moment, vérifier n’importe quel aspect des activités de TDO ou des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO en vertu de la Loi sur le vérificateur général.
TDO remettra sans délai une copie de chaque rapport de vérification au ministre et au ministre des Finances/président du Conseil du Trésor. TDO remettra également une copie de sa réponse au rapport de vérification et à toute recommandation qu’il contient. TDO avisera chaque année le ministre de toute exigence en matière de vérification qui n’aura pas été mise en œuvre.
Le président exécutif peut, avec le consentement du sous-ministre, demander une vérification externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de TDO aux frais de celui-ci.

14.2

Autres examens

TDO peut faire l’objet d’examens périodiques à la discrétion et à la demande du CT/CGG ou du ministre. L’examen peut porter sur des aspects se rapportant à TDO ou aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO que détermine le CT/CGG ou le ministre, notamment le mandat, le pouvoir, la structure de gouvernance et le fonctionnement.
Lorsqu’il demande un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG décide du moment de l’examen et de la personne responsable de la réalisation de celui-ci, des rôles du président exécutif et du ministre ainsi que du mode de participation d’autres parties éventuelles.
Un examen du mandat des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO sera mené au moins une fois tous les sept (7) ans conformément à la DON.
Le ministre ordonnera un examen des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO au moins une fois tous les six (6) ans conformément aux paragraphes 21 (1) et (2) de la LRGTDNT. Cet examen peut être structuré de façon à couvrir l’examen du mandat qui est exigé.
Le ministre consultera le président exécutif, s’il y a lieu, pendant l’examen.
Le président exécutif et le directeur général collaboreront à tout examen.
En cas d’examen entrepris à la demande du ministre, celui-ci présente au CT/CGG les éventuelles recommandations de modification qui en découlent.

15. SDOTATION EN PERSONNEL ET NOMINATIONS

15.1

Délégation des pouvoirs de gestion des ressources humaines

Si la Commission de la fonction publique a délégué ses pouvoirs et fonctions relatifs à la gestion des ressources humaines au sous-ministre, au directeur général ou à une personne désignée aux termes du Règlement de l’Ontario 148/10, il incombera à cette personne d’exercer ces pouvoirs et fonctions conformément aux lois, directives ou politiques applicables et au mandat de l’organisme provincial, et dans les limites de la délégation accordée.

15.2

Exigences en matière de dotation en personnel

Le personnel de TDO se compose de personnes employées en vertu de la partie III de la LFPO. Ces personnes sont admissibles aux droits et aux avantages accordés par la LFPO et les conventions collectives connexes.
Dans ses interactions avec le personnel employé aux termes de la LFPO, TDO est assujetti aux directives du CGG en matière de ressources humaines ainsi qu’aux directives de la Commission de la fonction publique prises en application de la LFPO.

15.3

Nominations

Le président exécutif est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre, conformément au paragraphe 16 (1) de la LRGTDNT. Le président exécutif est également nommé membre de chaque tribunal décisionnel compris dans le groupe TDO par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre.
Le président exécutif est responsable de l’ensemble des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.
Le lieutenant-gouverneur en conseil peut nommer un président associé pour chaque tribunal décisionnel compris dans le groupe TDO sur la recommandation du ministre, conformément au paragraphe 16 (2) de la LRGTDNT.
Le lieutenant-gouverneur en conseil peut nommer au moins un des présidents associés à titre de président exécutif suppléant de TDO, et cette personne remplacera le président exécutif en cas d’empêchement de celui-ci ou de vacance de son siège.
Les vice-présidents sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre conformément au paragraphe 16 (4) de la LRGTDNT.
Les membres des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre, et exercent les pouvoirs et fonctions qui leur sont attribués par une loi et qui figurent dans leur description d’emploi.
Les membres, vice-présidents et présidents associés sont sélectionnés à l’issue d’un processus concurrentiel fondé sur le mérite dans le cadre duquel les candidats sont évalués à la lumière de certains critères : expérience, connaissances ou formation sur le sujet et les questions de droit dont traite le tribunal, aptitudes en matière d’impartialité de jugement et aptitude à mettre en œuvre les pratiques et processus décisionnels de rechange qui peuvent être énoncés dans les règles du tribunal, conformément à l’article 14 de la LRGTDNT.
Conformément au paragraphe 14 (4) de la LRGTDNT, aucune personne ne doit être nommée ou nommée de nouveau à un tribunal compris dans le groupe TDO, à moins que le président exécutif, après avoir été consulté en ce qui concerne son évaluation des qualités requises de la personne visée aux termes de la LRGTDNT et, dans le cas d’un renouvellement de mandat, de l’exercice de ses fonctions de membre, de vice-président ou de président associé au tribunal, ne recommande que la personne soit nommée ou nommée de nouveau.

15.4

Rémunération

La rémunération des personnes nommées est fixée par le lieutenant-gouverneur en conseil.
Les personnes nommées à temps plein ou à temps partiel à TDO seront rémunérées aux taux prévus à l’annexe B de la DON.
Les frais de déplacement des personnes nommées doivent être conformes à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG. Les dépenses raisonnables doivent être remboursées.

16. GESTION DES RISQUES, PROTECTION CONTRE LA RESPONSABILITÉ ET ASSURANCES

16.1

Gestion des risques

Le président exécutif est tenu de veiller à ce qu’une stratégie de gestion des risques soit élaborée pour TDO, conformément au processus de gestion des risques de la FPO.
TDO doit veiller à la bonne gestion des risques auxquels il est exposé.

16.2

Protection en matière de responsabilité et assurances

Les activités de TDO sont protégées contre les risques de responsabilité civile générale des entreprises aux termes du Programme de responsabilité – dossiers généraux et circulation routière du gouvernement de l’Ontario.

17. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE ET EXAMENS PÉRIODIQUES DU PROTOCOLE D'ENTENTE

17.1

Date d’entrée en vigueur, durée et examens périodiques du protocole d'entente

Le présent protocole d’entente entre en vigueur à la date à laquelle il est signé par le ministre, le dernier signataire. Il expire à la première des deux dates suivantes :
1. au cinquième anniversaire de sa date d’entrée en vigueur, sauf s’il est renouvelé avant ce jour pour une période supplémentaire de cinq ans;
2. à la date d’entrée en vigueur d’un nouveau protocole d'entente qui le remplace, mais le protocole existant pourra demeurer en vigueur temporairement jusqu’à ce que le nouveau protocole d'entente soit approuvé et signé.
Sans égard à la date d’expiration du présent protocole d'entente :
1. le ministre et le président exécutif peuvent modifier le présent protocole d'entente, ou n’importe quelle partie de celui-ci, par entente écrite;
2. le ministre ou le président exécutif peut lancer un examen du présent protocole d'entente en avisant l’autre en ce sens par lettre.
Si un nouveau ministre ou un nouveau président exécutif entre en fonction pendant la durée du présent protocole d'entente, le ministre et le président exécutif devront, dans les six mois qui suivent :
1. soit confirmer que le présent protocole d'entente demeure en vigueur, avec ou sans modification, pour toute sa durée;
2. soit s’engager à examiner et réviser le protocole d'entente.
Le présent protocole d'entente fera l’objet d’un examen complet :
1. immédiatement après tout changement important aux mandats, aux pouvoirs ou à la structure de gouvernance des tribunaux décisionnels par suite de modifications apportées aux lois constitutives des tribunaux décisionnels ou à toute autre loi;
2. au moins une fois avant son expiration.
Le présent protocole d’entente remplace tous les protocoles d'entente existants qui mettent en jeu les regroupements précédents des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.
Le ministre peut, à son entière discrétion, mettre fin au présent protocole d’entente en tout temps en remettant au président exécutif un préavis écrit en ce sens 30 jours avant la date de résiliation.
Sous réserve de toute entente ou mise à jour écrite, les parties conviennent que le présent protocole d’entente conclu entre elles satisfait aux exigences de l’article 11 de la LRGTDNT.
Une copie du présent protocole d’entente signé et du nouveau protocole d’entente ou de la lettre de confirmation doit être remise au secrétaire du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.

Fait le 22 décembre 2022.

Doug Downey
procureur général de l’Ontario

Sean Weir
président exécutif
TDO

ANNEXE 1
PROTOCOLE DE COMMUNICATIONS

I. OBJET :

Établir des lignes de communication claires entre le ministère (soit le Bureau du ministre, le Bureau du sous-ministre ou le SPGA et le personnel du ministère) et TDO.
Établir un processus de traitement des demandes du personnel du ministère visant à obtenir des documents ou notes d’information.

II. PRINCIPES :

La présente annexe complète le protocole d’entente, qui définit les rôles, les responsabilités et les relations spécifiques entre le ministère et TDO.

TDO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO exercent leurs fonctions juridictionnelles et leurs fonctions connexes indépendamment du gouvernement, du ministère et du ministre, sous réserve uniquement des dispositions, des limitations et des conditions énoncées dans les lois constitutives des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO qui sont nommés à l’article 3.2 et à l’annexe 5 du présent protocole d’entente, dans la LRGTDNT et dans toute autre loi régissant TDO et le présent protocole d’entente.

Les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO sont des tribunaux décisionnels désignés comme tels par le Conseil de gestion du gouvernement et par la LRGTDNT. Dans le cadre de l’engagement du gouvernement à assurer le fonctionnement de tribunaux décisionnels indépendants qui sont capables de remplir efficacement leurs mandats, le ministre, le ministère et TDO doivent établir des relations de communication qui respectent :

les mandats législatifs indépendants des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO;
l’obligation redditionnelle du ministre envers l'Assemblée législative en ce qui concerne l’exécution des mandats des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO.

III. LIGNES DE COMMUNICATION/PROTOCOLES

Communication entre le ministère et TDO

Le Bureau du ministre coordonne les communications avec TDO par l’entremise du bureau du président exécutif. Le sous-ministre ou le SPGA communique avec le président exécutif ou le directeur général.
Questions ou plaintes au sujet de cas individuels

Les parties conviennent et reconnaissent qu’il n’est pas acceptable que TDO discute ou communique avec le ministre ou le ministère au sujet de renseignements non publics concernant des cas particuliers qui font l’objet d’un examen actif de la part des tribunaux décisionnels.
Plaintes au sujet des services, des personnes nommées ou du personnel de TDO

Les demandes de renseignements du public communiquées par téléphone ou par écrit au Bureau du ministre ou au personnel du ministère au sujet des politiques et procédures de TDO doivent être transmises à celui-ci, soit par les lignes d’information publiques de TDO, soit par écrit à ses bureaux. Les plaintes concernant la conduite de personnes nommées ou d’employés de TDO seront acheminées au président exécutif ou au directeur général, respectivement, conformément à la politique relative aux plaintes de TDO.
Réponses aux médias

TDO avisera le ministère dès qu’il recevra une demande de renseignements des médias concernant une question litigieuse. Une question est considérée comme une question litigieuse si elle intéresse ou est vraisemblablement susceptible d’intéresser l'Assemblée législative ou le public ou qu’elle risque de donner lieu à des demandes de renseignements au ministre ou au gouvernement. TDO remettra au ministère un préavis de toutes les réponses aux médias.
Documents d’information/notes d’information

TDO prépara des notes d’information à l’intention du ministre à la demande du Bureau du ministre ou du ministère, pourvu que la demande en question ne porte pas sur des cas actifs devant les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO ou sur des affaires qui seront probablement portées devant eux.

TDO préparera des documents d’information sur des enjeux particuliers et les remettra au ministère, dans le délai suggéré, conformément aux fonctions indépendantes de TDO.
Documents de communication du ministère et de TDO

Chaque fois que cela est possible, le ministère remettra au président exécutif un préavis du contenu général des documents ou des messages concernant les activités et les mandats de TDO et lui donnera suffisamment de temps pour exprimer ses commentaires et suggestions.

Chaque fois que cela est possible, le président exécutif remettra au ministre un préavis du contenu général des documents ou messages de nature publique qui sont raisonnablement susceptibles d’intéresser le ministre. Le directeur général remettra également un avis de même nature au sous-ministre ou au SPGA. Les documents publics de TDO seront conformes aux lignes directrices du gouvernement sur l’identification visuelle ainsi qu’aux exigences légales en matière d’accessibilité.

ANNEXE 2
EXIGENCES EN MATIÈRE DE PRÉSENTATION DE RAPPORTS

Le président exécutif veillera à ce que les rapports, déclarations et documents suivants soient remis au ministre pour examen et approbation :

RAPPORT

DATE DE REMISE

1. Processus d’établissement du budget annuel du gouvernement

Déterminée par le ministère.

2. Plan d’activités

Doit être remis au ministre au plus tard trois mois avant le début de l’exercice de TDO.

3. Rapport annuel

Doit être remis au ministre dans les 90 jours civils suivant la fin de l’exercice de TDO.

4. Rapports trimestriels sur les mesures du rendement (c.-à-d. rapports sur les indicateurs de rendement clés)

Déterminée par le ministère.

5. Rapports financiers à fournir selon les exigences internes du ministère en matière de rapports financiers ou les lois qui régissent les tribunaux décisionnels

Déterminée par le ministère.

6. Rapports trimestriels sur les risques exigés des organismes provinciaux

Déterminée par le ministère.

7. Rapports mensuels sur la situation de certains tribunaux prestigieux et sur des enjeux importants concernant leurs activités

Déterminée par le ministère.

8. Tout autre rapport demandé par le lieutenant-gouverneur en conseil

Déterminée par le ministère.

9. Tout autre rapport demandé aux fins du processus de planification des activités du ministère (rapports liés à des consultations ou à des accords commerciaux, à la Loi de 2001 sur les personnes handicapées de l’Ontario, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, rapports sur les risques, etc.)

Déterminée par le ministère.

ANNEXE 3
DIRECTIVES APPLICABLES DU CT/CGG ET DU MINISTÈRE DES FINANCES

TLes directives, lignes directrices et politiques suivantes du CT/CGG et du gouvernement s’appliquent à TDO et aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO :
- Directive sur l’obligation de rendre compte
- Directive concernant les organismes et les nominations
- Conventions collectives applicables
- Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents
- Politique sur la planification de la continuité des opérations, Conseil de gestion du gouvernement
- Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
- Loi sur les services en français
- Directive sur l’approvisionnement
- Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil
- Directive sur l’identification visuelle
- Directive sur la divulgation des actes répréhensibles
- Management and Use of Information and Information Technology (I&IT) Directive (directive sur la gestion et l’utilisation de l’information et de la technologie de l’information (ITI))
- OPS Respectful Workplace Policy (politique de promotion du respect en milieu de travail de FPO)
- Perquisites Directive (directive applicable aux avantages accessoires)
- Gestion, diffusion et fixation du prix des renseignements gouvernementaux (propriété intellectuelle)
- Realty Directive and Policy (directive et politique sur les biens immobiliers)
Il incombe à TDO et aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO de se conformer à toutes les directives, politiques et lignes directrices auxquelles ils sont assujettis, qu’elles figurent ou non sur la liste qui précède.
Le ministère doit informer TDO des modifications ou adjonctions aux directives, politiques, lignes directrices et dispositions des conventions collectives pertinentes qui s’appliquent aux tribunaux décisionnels.

ANNEXE 4
SOUTIEN ADMINISTRATIF

Le sous-ministre ou le SPGA veillera à ce que le ministère, les entrepreneurs externes autorisés, les Services technologiques pour la justice ou les Services communs de l’Ontario fournissent les services de soutien opérationnel suivants à TDO :

Administration financière : comptes créditeurs, revenus, achats, comptes débiteurs, y compris l’utilisation des installations du SIGIF pour le traitement de ces services, si elles sont disponibles, conseils techniques, achats, services d’imprimerie et de courrier central des comptes débiteurs et services consultatifs au sujet des documents et des formulaires.

Services de ressources humaines : administration des salaires et des avantages sociaux; classification; conseils et consultations au sujet des procédures de recrutement et des relations avec le personnel; rédaction des descriptions d’emploi; counseling en matière de planification de carrière et de perfectionnement du personnel, conseils et consultations au sujet d’initiatives centrales, notamment en ce qui concerne la politique relative à la santé et à la sécurité au travail, la Politique de prévention des obstacles à l’emploi et la politique de promotion du respect en milieu de travail et de prévention du harcèlement et de la discrimination au travail, et autres services habituels en matière de ressources humaines. Le ministère aidera le directeur général à veiller à ce que des possibilités de formation et des services de planification de carrière soient mis à la disposition du personnel de TDO et à ce qu’ils soient communiqués efficacement au personnel.

Services en matière de diversité et d’inclusion : conseils stratégiques, orientation et conseils d’expert sur les obstacles à la diversité et à l’inclusion; aide pour l’élaboration d’une stratégie d’amélioration de la diversité et de l’inclusion, et mesures du rendement.

Services de technologie de l’information et de télécommunications : conseils, services et consultations, y compris des sites Web indépendants et externes.

Vérification interne : vérifications des systèmes de conformité financière, de gestion, des ressources humaines et d’information; examens opérationnels et enquêtes spéciales au besoin; consultations et formation au besoin.

Planification des installations : services de planification et de relocalisation des installations, y compris la conformité à la LAPHO et les renouvellements de baux.

Services d’accès à l’information et de protection de la vie privée (au besoin).

Services en français : conseils sur la façon de remplir les obligations découlant des lois applicables, services de traduction et d’interprétation.

Aide en matière de communications : de l’aide en matière de communications sera fournie conformément au protocole figurant à l’annexe 1 du présent protocole d'entente.

Services juridiques: (selon les besoins et sous réserve d’objectifs spécifiques).

ANNEXE 5
LOIS APPLICABLES

Les autorisations législatives spécifiques qui s’appliquent aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO sont les suivantes :

Commission d’étude des soins aux animaux : l’autorisation législative figure dans la Loi de 2019 sur les services provinciaux visant le bien-être des animaux, L.O. 2019, chap. 13.
Commission de révision de l’évaluation foncière : l’autorisation législative figure dans la Loi sur la Commission de l’évaluation foncière, L.R.O. 1990, chap. A 32.
Commission de révision des services à l’enfance et à la famille : l’autorisation législative figure dans la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, L.O. 2017, chap. 14, ann. 1, dans la Loi sur l’éducation, L.R.O. 1990, chap. E.2, et dans la Loi de 1998 sur l’adoption internationale, L.O. 1998, chap. 29.
Commission de révision des placements sous garde : l’autorisation législative figure dans la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, L.O. 2017, chap. 14, ann. 1, et dans la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (Canada).
Commission de la sécurité-incendie : l’autorisation législative figure dans la Loi de 1997 sur la prévention et la protection contre l’incendie, L.O. 1997, chap. 4.
Tribunal des droits de la personne de l’Ontario : l’autorisation législative figure dans le Code des droits de la personne, L.R.O. 1990, chap. H.19.
Commission de la location immobilière : l’autorisation législative figure dans la Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation, L.O. 2006, chap. 17.
Tribunal d’appel en matière de permis : l’autorisation législative figure dans la Loi de 1999 sur le Tribunal d’appel en matière de permis, L.O. 1999, chap. 12, ann. G.
Commission civile de l’Ontario sur la police : l’autorisation législative figure dans la Loi sur les services policiers, L.R.O. 1990, chap. P.15.
Commission ontarienne des libérations conditionnelles : l’autorisation législative figure dans la Loi sur le ministère des Services correctionnels, L.R.O. 1990, chap. M.22.
Tribunaux de l’enfance en difficulté de l’Ontario (français et anglais) : l’autorisation législative figure dans la Loi sur l’éducation, L.R.O. 1990, chap. E.2.
Tribunal de l’aide sociale : l’autorisation législative figure dans la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, ann. A, et dans la Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, ann. B.

Outre d’exercer généralement des pouvoirs conférés par les lois habilitantes énumérées ci-dessus, les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TDO exercent également des pouvoirs conférés par d’autres lois, notamment les lois suivantes :

Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap. 11;
Loi de 2019 sur la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario;
Loi sur l’évaluation foncière, L.R.O. 1990, chap. A. 31;
Loi de 2003 sur la stabilisation des taux d’assurance-automobile, L.O. 2003, chap. 9;
Loi sur les huissiers, L.R.O. 1990, chap. 8 .2;
Loi de 1992 sur le code du bâtiment, L.O. 1992, chap. 23;
Loi de 2018 sur les licences liées au cannabis;
Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, ann. 1;
Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette, L.R.O. 1990, chap. C.14;
Loi sur l’assurance-automobile obligatoire, L.R.O. 1990, chap. C.25;
Loi de 1998 sur les condominiums, L.O. 1998, chap. 19;
Loi de 2015 sur les services de gestion des condominiums, L.O. 2015, chap. 28, ann. 2;
Loi de 2002 sur la protection du consommateur, L.O. 2002, chap. 30, ann. A;
Loi sur les renseignements concernant le consommateur, L.R.O. 1990, chap. C.33;
Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, L.C. 1992, chap. 20;
Loi sur les pratiques de commerce discriminatoires, L.R.O. 1990, chap. D.12;
Loi de 2002 sur les services funéraires et les services d’enterrement et de crémation, L.O. 2002, chap. 33;
Loi de 1992 sur la réglementation des jeux, L.O. 1992, chap. 24;
Code de la route, L.R.O. 1990, chap. H.8;
Loi de 2015 sur les licences de courses de chevaux, L.O. 2015, chap. 38, ann. 9;
Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, chap. I.8;
Loi de 2009 sur les services policiers interprovinciaux, L.O. 2009, chap. 30;
Loi de 2019 sur les permis d’alcool et la réglementation des alcools, L.R.O. 2019, chap. 15, ann. 22;
Loi sur l’indemnisation des victimes d’accidents de véhicules-automobiles, L.R.O. 1990, chap. M.41;
Loi de 2002 sur le commerce de véhicules-automobiles, L.O. 2002, chap. 30, ann. B;
Loi sur le Régime de garanties des logements neufs de l’Ontario, L.R.O. 1990, chap. 0.31;
Loi de 2008 concernant les prêts sur salaire, L.O. 2008, chap. 9;
Loi de 2000 favorisant le choix et l’excellence au niveau postsecondaire, L.O. 2000, chap. 36;
Loi sur les prisons et les maisons de correction, L.R.C., 1985, chap. P-20;
Loi de 2005 sur les collèges privés d’enseignement professionnel, L.O. 2005, chap. 28, ann. L;
Loi de 2005 sur les services privés de sécurité et d’enquête, L.O. 2005, chap. 34;
Loi de 2006 sur l’impôt foncier provincial, L.O. 2006, chap. 33, ann. Z.2;
Loi de 2009 sur les enquêtes publiques, L.O. 2009, chap. 33, ann. 6;
Loi de 2002 sur le courtage commercial et immobilier, L.O. 2002, chap. 30, ann. C;
Loi de 2010 sur les maisons de retraite, L.O. 2010, chap. 11;
Loi sur l’exercice des compétences légales, L.R.O. 1990, chap. S.22;
Loi de 2017 sur la vente de billets, L.O. 2017, chap. 33, ann. 3;
Loi de 2002 sur le secteur du voyage, L.O. 2002, chap. 30, ann. D;
Loi de 1999 sur la société appelée Vintners Quality Alliance, L.O. 1999, chap. 3.

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PROTOCOLE D’ENTENTE

1. OBJET DU PROTOCOLE D’ENTENTE

2. DÉFINITIONS

3. Autorisation législative et mandat de TDO

4. STATUT ET MODIFICATIONS

5. PRINCIPES DIRECTEURS

6. RAPPORTS DE RESPONSABILISATION

7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

8. CADRE ÉTHIQUE

9. EXIGENCES EN MATIÈRE DE PRÉSENTATION DE RAPPORTS

10. EXIGENCES RELATIVES À L’AFFICHAGE PUBLIC

11. COMMUNICATIONS ET GESTION DES ENJEUX

12. ENTENTES ADMINISTRATIVES

13. ENTENTES FINANCIÈRES

14. ENTENTES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION ET D’EXAMEN

15. SDOTATION EN PERSONNEL ET NOMINATIONS

16. GESTION DES RISQUES, PROTECTION CONTRE LA RESPONSABILITÉ ET ASSURANCES

17. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE ET EXAMENS PÉRIODIQUES DU PROTOCOLE D'ENTENTE

ANNEXE 1 PROTOCOLE DE COMMUNICATIONS

I. OBJET :

II. PRINCIPES :

III. LIGNES DE COMMUNICATION/PROTOCOLES

ANNEXE 2 EXIGENCES EN MATIÈRE DE PRÉSENTATION DE RAPPORTS

ANNEXE 3 DIRECTIVES APPLICABLES DU CT/CGG ET DU MINISTÈRE DES FINANCES

ANNEXE 4 SOUTIEN ADMINISTRATIF

ANNEXE 5 LOIS APPLICABLES

ANNEXE 1
PROTOCOLE DE COMMUNICATIONS

ANNEXE 2
EXIGENCES EN MATIÈRE DE PRÉSENTATION DE RAPPORTS

ANNEXE 3
DIRECTIVES APPLICABLES DU CT/CGG ET DU MINISTÈRE DES FINANCES

ANNEXE 4
SOUTIEN ADMINISTRATIF

ANNEXE 5
LOIS APPLICABLES