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La Commission d'étude des soins aux animaux et la Commission de la sécurité incendie ont élaboré cette directive de pratique pour encadrer l'enregistrement audio de leurs audiences. La présente directive de pratique fournit uniquement des renseignements généraux et explique l'approche du Tribunal en ce qui concerne l'application de la règle 13 mise à jour des Règles communes de pratique et de procédure – Tribunal d'appel en matière de permis, Commission d'étude des soins aux animaux, Commission de la sécurité incendie, version I (2 octobre 2017) [« Règles communes »], qui s'applique à tous les appels à compter du 1er juillet 2024. Les lois, les règlements, les Règles communes et les ordonnances du Tribunal auront toujours la priorité sur cette directive de pratique.
L'enregistrement des audiences en personne ou par voie électronique a pour seul but d'aider le Tribunal à remplir ses fonctions et à fournir un service de qualité. Les enregistrements sont réservés à l'usage interne du Tribunal et ne sont pas mis à la disposition des parties ou du public.
L'utilisation des enregistrements est soumise aux Lignes directrices sur la révision des motifs et Normes de qualité des décisions de Tribunaux décisionnels Ontario, notamment en ce qui concerne le respect de l'indépendance des tribunaux et l'amélioration du service au public.
La règle 13.2 prévoit que le Tribunal peut enregistrer ses audiences. L'enregistrement des audiences par voie électronique se fait normalement à l'aide de la fonction d'enregistrement de Zoom.
Le Tribunal n'enregistrera pas les événements préalables à l'audience, y compris les conférences préparatoires et les conférences de règlement à l'amiable.
Le Tribunal procède à un enregistrement lorsqu'il est nécessaire de répondre aux besoins d'une partie ou d'un représentant en vertu du Code des droits de la personne. Une demande de mesures d'adaptation peut être faite en vertu du Code des droits de la personne et doit être approuvée par le Tribunal.
Comme le prévoit la règle 13.3, une partie qui souhaite enregistrer une audience doit demander l'autorisation du Tribunal. Les demandes d'autorisation doivent être formulées par écrit au moins 5 jours avant l'audience. Les autres parties peuvent présenter des observations sur la demande dans le délai fixé par le Tribunal. Comme le prévoit également la règle 13.3, le Tribunal peut limiter le droit d'une partie à enregistrer une audience. Le Tribunal peut également limiter l'accès à un enregistrement conformément à la limitation de l'accès du public prévue à la règle 13.1.
Une partie qui enregistre une audience doit fournir une copie de l'enregistrement à toutes les autres parties et, sur demande, au Tribunal, sans frais pour ce dernier.
Comme le prévoit la règle 13.4, une partie qui souhaite faire appel à un sténographe judiciaire pour une audience peut le faire à condition d'en informer le Tribunal et les autres parties par écrit au moins 5 jours avant l'audience. Aucune autre mesure n'est requise. La partie qui fait appel à un sténographe judiciaire pour une audience le fait à ses frais.
La règle 13.4 prévoit qu'une partie qui fait appel à un sténographe judiciaire doit veiller à ce que toutes les autres parties aient le même droit de demander, à leurs propres frais, une transcription au sténographe judiciaire. Si une partie demande une transcription, il incombe à la partie qui la demande de fournir une copie certifiée conforme de la transcription au Tribunal, sur demande et sans frais pour le Tribunal. Le Tribunal peut également limiter l'accès à une transcription conformément à la règle 13.1.