L'article 12 de la Loi sur l'indemnisation des victimes d'actes criminels stipule que la CIVAC doit tenir des audiences publiques. L'article 12 confère à la CIVAC le pouvoir discrétionnaire de siéger à huis clos dans deux circonstances précises.
12. Les audiences sont publiques, sauf si la Commission estime nécessaire de siéger à huis clos du fait qu'une audience publique :
a) serait préjudiciable au règlement définitif des poursuites criminelles intentées contre l'auteur de l'acte ou de l'omission qui a entraîné la lésion ou le décès de la victime;
b) serait contraire aux intérêts de la victime ou des personnes à sa charge, lorsque l'auteur de l'acte ou de l'omission est accusé d'une infraction d'ordre sexuel ou de mauvais traitements envers un enfant.
Par ailleurs, le paragraphe 9(1) de la Loi sur l'exercice des compétences légales autorise la CIVAC à tenir une audience ou une partie d'une audience à huis clos lorsque, de l'avis du tribunal :
a) des questions intéressant la sécurité publique pourraient être révélées;
b) des questions financières ou personnelles de nature intime ou d'autres questions pourraient être révélées à l'audience, qui sont telles qu'eu égard aux circonstances, l'avantage qu'il y a à ne pas les révéler dans l'intérêt de la personne concernée ou dans l'intérêt public l'emporte sur le principe de la publicité des audiences.
Ces dispositions ont été incorporées aux Règles de procédure de la CIVAC.
Les membres du public qui assistent à une audience de la CIVAC doivent signaler leur présence à la réception dès qu'ils arrivent. Dans la mesure du possible, le personnel de la réception avisera l'arbitre de l'arrivée des personnes qui assisteront à l'audience.
L'arbitre peut demander aux personnes présentes dans la salle d'audience de s'identifier et de déclarer leur lien, le cas échéant, avec les parties ou leur intérêt dans l'instance. Les représentants des médias peuvent assister à une audience et rendre compte de l'instance sous réserve des conditions d'une interdiction de publication s'il y en a une. L'arbitre peut avertir le requérant de la possibilité d'une couverture médiatique de l'affaire si un journaliste est présent.
L'arbitre donnera l'ordre aux membres du public de demeurer silencieux pendant l'audience et d'éviter d'entrer et de sortir de la salle d'audience pendant l'audience afin d'éviter de déranger ou d'interrompre l'instance.
Le nombre de places assignées au public peut être limité selon la taille de la salle d'audience. Il n'est pas possible de réserver des places. Les places sont disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi.
Lorsqu'une interdiction de publication est en vigueur, l'arbitre doit veiller à ce que le public qui assiste à l'audience, y compris les représentants des médias, en soit informé. L'arbitre doit ensuite s'assurer que chaque personne présente connaît les conditions de l'interdiction de publication (par exemple, l'interdiction d'identifier des témoins ou des parties).
Le paragraphe 9(2) de la Loi sur l'exercice des compétences légales confère à la CIVAC le pouvoir de rendre des ordonnances nécessaires pour faire respecter l'ordre lors de l'audience. Le paragraphe 23(1) de la Loi sur l'exercice des compétences légales prévoit que la CIVAC a compétence pour rendre des ordonnances qui lui semblent opportunes pour empêcher les abus de procédure.
Il est interdit de filmer ou de photographier une salle d'audience. L'interdiction porte également sur toute tentative de filmer une salle d'audience à travers les portes ouvertes de la salle d'audience ou à travers des fenêtres. Il est interdit d'utiliser des caméras, y compris des caméras de télévision et d'autres appareils d'enregistrement vidéo, dans une salle d'audience pendant une audience.
Les ordinateurs portatifs sont autorisés uniquement s'ils sont utilisés pour prendre des notes. Les notes prises pendant l'audience ne peuvent être utilisées que comme aide-mémoire et à aucune autre fin. La CIVAC peut autoriser une partie à enregistrer une audience si elle en a besoin comme mesure d'adaptation en vertu du Code des droits de la personne, à la condition que la partie n'utilise l'enregistrement que comme aide-mémoire et à aucune autre fin.
Les membres du public peuvent prendre leur téléphone cellulaire avec eux dans la salle d'audience, mais les téléphones doivent être éteints dans la salle d'audience. Des téléphones cellulaires dotés d'un appareil de photos ne peuvent pas être utilisés pour prendre des photos. Il est interdit aux parties et au public d'envoyer des « tweets » depuis la salle d'audience.
Les représentants des médias ne peuvent pas tenir des entrevues dans des salles d'audience de la CIVAC. Les entrevues avec des parties ou des participants doivent se tenir hors des locaux de la CIVAC. Lorsque des audiences se déroulent dans des bâtiments non gouvernementaux, les demandes d'autorisation de filmer ou de tenir des entrevues dans l'entrée du bâtiment ou dans d'autres locaux du bâtiment doivent être adressées à la gestion du bâtiment. Les représentants des médias peuvent demander de filmer l'écriteau CICB/SJTO (en français CIVAC/TJSO) ou l'entrée du bâtiment ou de la salle d'audience. Toutes les demandes de renseignements des médias doivent être adressées au coordonnateur, questions d'intérêt, de la CIVAC ou au responsable des communications de TJSO.