Fiche d’information Confidentialité et accès du public aux documents de la Commission de la location immobilière

La présente fiche d’information explique quels documents et renseignements de la Commission de la location immobilière (CLI) sont mis à la disposition du public et dans quels cas la confidentialité peut s'appliquer.

Renseignements accessibles au public

La plupart des audiences et des dossiers de la CLI sont accessibles au public, conformément au principe de la publicité des débats, à la Loi de 2019 sur les documents décisionnels des tribunaux et à la Politique d’accès aux documents de Tribunaux décisionnels Ontario.

En vertu de la Loi de 2019 sur les documents décisionnels des tribunaux, de nombreux types de documents utilisés dans le cadre d'une instance doivent être mis à la disposition du public. Ces documents constituent des « documents décisionnels ». Il s’agit notamment des documents suivants :

• la demande ou l’autre document écrit qui introduit une instance
• l’avis d’audience
• les observations écrites
• le document admis en preuve à une audience
• la transcription d’un témoignage oral
• la décision ou l’ordonnance rendue (y compris les ordonnances d’expulsion)
• le rôle ou le calendrier des audiences

Ces documents peuvent contenir des noms, des adresses et d’autres renseignements personnels.

Les documents internes, tels que les ébauches de décision, les notes des arbitres ou les discussions en vue d’un règlement amiable, ne font pas partie du dossier public.

Les communications faites dans l’intention de régler à l’amiable une instance en cours sont sous toutes réserves et sont protégées par le privilège relatif aux règlements. Conformément au principe du privilège relatif aux règlements, les médiations (bien qu’elles puissent être qualifiées d'audiences ou se dérouler pendant une plage horaire prévue pour une audience) ne sont pas ouvertes au public.

Les noms des enfants sont généralement anonymisés. De plus, lorsqu'une audience comporte des renseignements protégés par la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, L.C. 2002, ou la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, L.O. 2017, c. 14, y compris des renseignements concernant des adolescents qui ont fait l’objet d'une enquête pour une infraction et des adolescents qui auraient été victimes ou témoins d'une telle infraction, les renseignements contenus dans le dossier de l'affaire ne seront ni publiés ni divulgués sans une ordonnance du tribunal.

Les renseignements figurant dans mon dossier de la CLI seront-ils mis à la disposition du public?

Les décisions et ordonnances de la CLI sont normalement mises à la disposition du public. La CLI ne supprime généralement pas les noms, les adresses ou les autres renseignements contenus dans les décisions et les ordonnances, à moins qu’une ordonnance de confidentialité ne soit accordée.

D’autres documents décisionnels peuvent être mis à la disposition du public sur demande, conformément à la Politique d’accès aux documents de Tribunaux décisionnels Ontario, à moins qu’ils ne soient protégés par la loi, par exemple en vertu d'une loi particulière ou lorsque la CLI a rendu une ordonnance de confidentialité limitant l’accès ou la publication.

La CLI fournit également aux parties les enregistrements d’audiences sur présentation du formulaire de Demande d’enregistrement d’une audience dûment rempli et après le paiement des droits exigés.

Indication de l’adresse sur une demande ou requête de la CLI

Lorsqu’il remplit une requête ou demande de la CLI, le requérant doit indiquer une adresse pour toutes les parties.

Si le requérant ne souhaite pas fournir l’adresse de son domicile, il peut donner à la place une adresse « aux soins de » (a/s de). Cette adresse pourrait être celle :

• d’un ami ou d’un membre de la famille (avec sa permission),
• d’un organisme communautaire,
• d’un avocat ou d’une clinique juridique,
• d’une adresse postale professionnelle.

Une adresse « a/s de » permet à la CLI d’envoyer des renseignements importants au requérant tout en préservant la confidentialité de son adresse résidentielle pendant le traitement de la demande ou requête. Cela n’empêche pas que les renseignements du requérant puissent figurer dans une décision ou une ordonnance. Pour que des renseignements soient supprimés des décisions ou des ordonnances publiques, une ordonnance de confidentialité doit être rendue.

Ordonnances de confidentialité

Les ordonnances de confidentialité ne sont accordées que dans des circonstances exceptionnelles afin de préserver l’intégrité du principe de la publicité des débats, comme il est traité ci-dessous. Elles ne sont pas rendues pour la simple raison qu'une personne souhaite protéger sa vie privée. Si une partie le demande, ou si la CLI estime de sa propre initiative que l'accès aux documents décisionnels se rapportant à une instance devrait être restreint ou qu'une ordonnance de non-publication devrait être rendue, l'arbitre de la CLI peut rendre une des ordonnances suivantes ou plusieurs d’entre elles :

1. Une ordonnance d'anonymisation ou de caviardage : ordonnance qui vise à anonymiser le nom d’une personne ou d’autres renseignements identificatoires dans l’ordonnance et/ou le dossier de la CLI.
2. Une ordonnance de mise sous scellés : ordonnance qui limite l’accès des tiers à la totalité ou à une partie des documents décisionnels dans une instance pour la durée de celle-ci et, si cela est approprié, au-delà.
3. Une ordonnance de non-publication : ordonnance qui limite la publication de la totalité ou de certains renseignements où que ce soit, y compris sur Internet, dans la presse écrite, à la radio, à la télévision, par télécommunication ou par tout autre moyen électronique, pour la durée de l’instance, et, si cela est approprié, au-delà.

Pour obtenir une ordonnance de confidentialité, le requérant doit démontrer ce qui suit :

• L’accès du public à ses renseignements créerait un risque sérieux d'atteinte à un intérêt public important;
• L’ordonnance demandée est nécessaire pour écarter ce risque et d'autres mesures de rechange ne permettraient pas de l’éviter;
• La nécessité de protéger ses renseignements l’emporte sur l’intérêt du public à la transparence. Autrement dit, les avantages de l’ordonnance l’emportent sur ses effets négatifs.

Pour décider s'il y a lieu de rendre une ordonnance de confidentialité, l'arbitre prend en compte un certain nombre de facteurs, dont les suivants :

• Les faits précis et les preuves des faits soumis par les parties;
• Les intérêts publics susceptibles d'être touchés par l’ordonnance;
• La portée de l'ordonnance qui pourrait être requise, y compris les conditions s'y rattachant;
• La question de savoir si la requête repose sur autre chose qu'un simple désir de protection de la vie privée;
• La question de savoir si la divulgation de certains renseignements porterait atteinte à la sécurité publique ou au gouvernement, y compris la divulgation de renseignements économiques confidentiels, de renseignements concernant des questions de sécurité nationale ou de renseignements concernant des enquêtes policières en cours;
• La probabilité que la personne subisse le type de préjudice et dans la même mesure qu’elle le prétend si des détails intimes de sa vie, notamment des renseignements financiers ou sur sa santé, étaient rendus publics;
• La question de savoir si l’affaire comporte des détails relatifs à des infractions d’agression sexuelle, de harcèlement et d’exploitation d’enfants ou à toute autre infraction semblable, de sorte qu’il existe une possibilité que l’identité d’une victime présumée ou d'un témoin protégé soit divulguée;
• La question de savoir si le témoignage d'un témoin serait compromis s’il n’était pas donné à huis clos.

Comment demander une ordonnance de confidentialité

Les requêtes en ordonnance de confidentialité doivent être présentées par écrit et déposées auprès de la CLI avant l’audience et dès que la nécessité de la requête se fait sentir.

La partie qui demande une ordonnance de confidentialité doit remettre une copie de sa requête à toutes les autres parties. Elle doit en outre ajouter à sa requête les motifs de la requête. Quel que soit le type d'ordonnance de confidentialité demandé, la requête doit contenir suffisamment d’éléments de preuve pour justifier l’octroi de l’ordonnance.

La requête en ordonnance de confidentialité d’une partie doit être présentée par écrit sur le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario, par courriel, par la poste, par service de messagerie ou dans un point de service de ServiceOntario.

La requête doit comprendre :

• les renseignements que le requérant souhaite garder confidentiels;
• les raisons pour lesquelles la divulgation causerait un préjudice;
• tout document justificatif (p. ex., rapports de police, ordonnances de ne pas faire).

Les requêtes en ordonnance de confidentialité doivent être présentées le plus tôt possible.

Accès aux documents de la CLI

Des documents décisionnels se rapportant à des instances de la CLI peuvent être mis à la disposition du public conformément à la Politique d’accès aux documents de Tribunaux décisionnels Ontario, à moins qu’ils ne soient protégés par la loi, par exemple en vertu d'une loi précise ou lorsque la CLI a rendu une ordonnance de confidentialité limitant l’accès ou la publication.

La plupart des documents de la CLI sont mis à la disposition du public. Le public peut :

• avoir accès à certaines ordonnances de la CLI dans le Catalogue de données ouvertes (CDO) du gouvernement de l’Ontario;
• avoir accès à un certain nombre d’ordonnances de la CLI rendues après 2002 sur le  site Web de l’Institut canadien d’information juridique (CanLII);
• demander l’accès à des documents qui ne constituent pas des documents décisionnels en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Pour de plus amples renseignements sur la politique de Tribunaux décisionnels Ontario en matière de protection de la vie privée et d’accès aux documents, consultez sa Politique d’accès aux documents.

Remarque importante concernant les demandes ou requêtes devant la CLI

Toute personne qui souhaite déposer une demande ou requête à la CLI doit savoir que si elle aboutit à une décision ou à une ordonnance, cette décision ou cette ordonnance fera partie du dossier public. Le document pourrait contenir le nom et l’adresse du requérant ainsi que d’autres renseignements sur l’affaire.

Si vous avez des préoccupations à soulever concernant la sécurité ou la protection de la vie privée, vous devez en informer l’arbitre le plus tôt possible dans le processus de traitement de la demande ou requête.