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Les tribunaux qui composent Tribunaux décisionnels Ontario sont guidés par le principe de la publicité de la justice. Leurs décisions et leurs activités reposent sur la transparence, la reddition de comptes et l'accessibilité.
En général, la plupart des audiences et des dossiers de cas sont publics conformément à la Loi sur l'exercice des compétences légales et au principe de la publicité de la justice, lequel suppose que l'ouverture et la transparence permettent au public de mieux comprendre le système de justice administrative et d'y faire confiance.
Dans certaines circonstances, l'accès aux documents peut être limité par une disposition législative, une règle de common law ou encore une ordonnance d'un tribunal judiciaire ou administratif. La plupart des décisions et des ordonnances des tribunaux décisionnels relevant de Tribunaux décisionnels Ontario sont accessibles sans frais à CanLII et, dans certains cas, dans les sites Web des commissions et des tribunaux décisionnels.
Les documents décisionnels qui se trouvent dans la plupart des dossiers de cas de Tribunaux décisionnels Ontario sont accessibles au public sur demande, à quelques exceptions près.
Les dossiers de cas de Tribunaux décisionnels Ontario contiennent des documents décisionnels liés à une instance conformément à la Loi de 2019 sur les documents décisionnels des tribunaux. Ils peuvent comprendre ce qui suit :
Les notes personnelles, les décisions et les ordonnances provisoires ainsi que les communications se rapportant aux décisions et aux ordonnances provisoires ne font pas partie d'un dossier de cas.
Les documents décisionnels disponibles peuvent être récupérés et fournis lorsque l'auteur de la demande donne assez d'information pour identifier le dossier de cas. Les demandes doivent préciser le document spécifique et l'instance connexe, et le personnel ne peut pas faire de recherche au nom des auteurs de demandes. Les tribunaux décisionnels ne peuvent pas extraire, compiler ou regrouper des données à partir des dossiers de cas. Tribunaux décisionnels Ontario peut rendre publics des renseignements sur le nombre de cas et d'autres données de ses tribunaux dans des rapports annuels. Les documents des tribunaux sont assujettis à des calendriers de conservation et d'archivage, et il se peut qu'il soit impossible de récupérer certains d'entre eux.
Des restrictions spécifiques à l'accès, prévues dans des lois, des règlements ou des règles, peuvent s'appliquer à certaines commissions et certains tribunaux décisionnels, dont, par exemple, la Commission ontarienne des libérations conditionnelles, le Tribunal de l'aide sociale et la Commission d'indemnisation des victimes d'actes criminels. En outre, certaines parties d'une instance d'une commission ou d'un tribunal décisionnel peuvent se tenir à huis clos, et les rapports ou documents s'y rapportant sont exclus des dossiers de cas accessibles au public. Les demandes d'accès peuvent être tranchées par arbitrage au cas par cas.
La médiation et les discussions en vue d'un règlement ont pour but de résoudre ou de circonscrire les questions en litige et ne sont donc pas accessibles au public. Les documents déposés uniquement aux fins de médiation ou de discussions en vue d'un règlement sont confidentiels et ne font pas partie du dossier de cas.
Les demandes d'accès aux documents institutionnels ou opérationnels des tribunaux qui composent Tribunaux décisionnels Ontario, c.-à-d. les documents qui ne se rapportent pas à des dossiers de cas, sont accessibles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP). La LAIPVP prévoit la marche à suivre pour faire une demande et précise les limites au droit d'accès. Si une demande d'accès en vertu de la LAIPVP est requise, le personnel de Tribunaux décisionnels Ontario informera l'auteur de la demande et aidera à traiter la demande.
Les demandes d'accès peuvent faire l'objet d'un arbitrage, et les renseignements fournis en lien avec une demande d'accès à des documents ne sont pas confidentiels. Ils seront utilisés pour traiter les demandes, pourront être portés à l'attention des parties et des personnes impliquées dans une instance et publiés dans la décision d'un tribunal.
La procédure d'accès peut varier selon la nature et la fonction d'un tribunal décisionnel particulier et peut être assujettie aux ordonnances du tribunal, aux règles de procédure, aux directives de pratique et à d'autres exigences imposées par la loi.
Le personnel de Tribunaux décisionnels Ontario s'emploie à assurer l'accès aux documents et aux dossiers des tribunaux décisionnels le plus rapidement et le plus efficacement possible. Cependant, différents facteurs peuvent influer sur les délais de traitement des demandes d'accès, notamment le fait que les documents demandés sont requis pour une instance active, le fait que les renseignements fournis à leur sujet sont insuffisants pour retracer les documents, le fait que les documents sont entreposés sur place et accessibles, et aussi les autres responsabilités et priorités du personnel et des arbitres.
Des frais peuvent être imposés pour rechercher, réunir ou copier les documents nécessaires pour répondre à une demande d'accès. Cependant, pour les personnes qui se verraient autrement refuser l'accès à la justice du fait de leur situation financière, il existe un mécanisme de dispense des frais. De plus amples renseignements à ce sujet sont disponibles dans le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario ou auprès du personnel des tribunaux décisionnels.
Les parties à une instance active ou en cours devraient communiquer avec le bureau du greffier du tribunal décisionnel qui s'occupe de leur cause pour accéder aux documents liés à leur dossier.
Les auteurs de demande qui ne sont pas parties à une instance doivent communiquer avec le bureau d'accès aux documents et à l'information pour présenter une demande par le biais de Access.TO-TDO@ontario.ca.
Tribunaux décisionnels Ontario reconnaît que des documents déposés dans le cadre d'une instance peuvent contenir des renseignements personnels ou financiers confidentiels. Des renseignements personnels, comme le nom, les coordonnées, des renseignements médicaux ou encore des renseignements sur l'emploi et les études, soumis dans le cadre d'une instance, peuvent être divulgués lors d'une audience publique et figurer dans les décisions, ordonnances et dossiers de cas, sauf si le tribunal rend une ordonnance limitant l'accès.
Les tribunaux peuvent établir des exceptions à la publicité des audiences et des renseignements contenus dans les dossiers de cas lorsqu'il est particulièrement important de protéger la vie privée. Un tribunal décidera au cas par cas s'il est nécessaire de prendre des mesures pour limiter l'accès à des renseignements délicats et pourrait rendre une ordonnance visant à appliquer une ou l'autre des mesures suivantes :
Les personnes préoccupées par la protection de leur vie privée peuvent demander une ordonnance de confidentialité, et ce, dès que possible. Pour décider de rendre une telle ordonnance, un arbitre tient compte d'un certain nombre de facteurs, dont la nature des renseignements en cause, les intérêts des personnes concernées et l'intérêt du public dans la publicité de l'instance.
Des renseignements supplémentaires sur les ordonnances de confidentialité, notamment sur le genre d'ordonnance disponible et la marche à suivre pour présenter une demande, se trouvent dans le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario et dans les règles de procédure et les directives de pratique des tribunaux.
Les parties à une instance active ou en cours devraient communiquer avec le bureau du greffier du tribunal décisionnel qui s'occupe de leur cause pour accéder aux documents liés à leur dossier.
Toute autre question ou préoccupation concernant l'accès aux documents doit être adressée à Access.TO-TDO@ontario.ca.