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Avoir un système judiciaire ouvert et transparent est un principe fondamental d'une société libre et démocratique.
Ce souci prime aussi dans les audiences du TDPO qui sont, en général, ouvertes au public. De même, les décisions écrites du Tribunal, qui contiennent le nom des parties et les éléments de preuve pertinents présentés, sont mises à la disposition du public. Tout décision provisoire, finale et réexamen font rapport sur les services suivants de journaliste juridique : CanLII, LexisNexis and the Canadian Human Rights Reporter.
Par ailleurs, le TDPO entend protéger le droit à la vie privée des personnes qui comparaissent devant lui. Le nom des enfants de moins de 18 ans ne figure pas dans les décisions du TDPO. Le Tribunal peut aussi, dans certains cas exceptionnels, rendre une ordonnance afin de protéger les renseignements personnels ou sensibles d'autres personnes.
L'approche du TDPO est décrite aux Règles 3.10 à 3.12 de ses Règles de procédure.
Il y a deux cas où, dans ses décisions, le TDPO utilisera des initiales pour identifier certaines personnes, plutôt que leur nom, afin de protéger leur anonymat.
Sauf ordonnance contraire, dans ses décisions, le Tribunal utilisera des initiales pour identifier un enfant âgé de moins de 18 ans ainsi que son tuteur à l'instance. Lorsque cela est nécessaire pour protéger l'identité de l'enfant, le Tribunal peut aussi utiliser des initiales pour identifier d'autres personnes qui participent aux procédures (Règle 3.11.1).
Dans l'arrêt C.M. v. York Region District School Board (« C.M »), 2009 HRTO 735, le TDPO donne deux raisons importantes de protéger l'identité des enfants de moins de 18 ans :
D'abord, la préservation de l'intérêt véritable des enfants et la prise en compte de leur vulnérabilité sont, comme la transparence, des valeurs fondamentales de notre système juridique... Ensuite, contrairement aux parties adultes, les enfants ne peuvent pas prendre de décisions sur la requête. En effet, c'est habituellement l'un des parents ou le tuteur qui décide, au nom de l'enfant, de déposer ou non une requête, de présenter tels ou tels éléments de preuve et arguments, de conclure ou non un règlement, pour ne citer que quelques exemples. [Traduction libre]
Le TDPO peut garder anonyme le nom d'une partie ou d'un participant pour protéger le caractère confidentiel de ses renseignements personnels ou sensibles s'il juge approprié de le faire (Règle 3.11). Il ne rend de telles ordonnances que dans des circonstances exceptionnelles.
Toutes les demandes d'anonymisation sont examinées au cas par cas, le TDPO cherche en général à trouver un équilibre entre l'intérêt public - pour la liberté d'expression et une justice transparente - et les graves conséquences que pourrait avoir l'identification d'une personne qui demande à rester anonyme.
Dans l'arrêt Mancebo-Munoz v. NCO Financial Services Inc., 2013 HRTO 974, le TDPO note que « les requêtes relatives aux droits de la personne contiennent souvent des renseignements personnels. » [Traduction libre]. Le Tribunal cherchera donc à savoir s'il existe des « conditions exceptionnelles, l'existence de renseignements sensibles ou confidentiels, qui requièrent l'anonymat » [Traduction libre] avant de rendre une telle ordonnance. Certains des principes sous-tendant cette approche ont été débattus dans l'arrêt C.M., cité plus tôt :
Cette demande soulève de nombreuses questions sur la transparence de la procédure du Tribunal. Un système judiciaire ouvert est un principe fondamental d'une société libre et démocratique, de sorte que les actions des personnes responsables de l'interprétation et de l'application de la loi seront soumises à l'examen public. En outre, les principes enchâssés dans le Code sont des droits quasi-constitutionnels auxquels la société canadienne accorde une importance particulière. Cet examen public est primordial lorsque des intimés sont reconnus coupables d'avoir violé ces droits ou que des requérants font des accusations de discrimination qui ne sont pas confirmées... le fait d'accuser quelqu'un de violer le Code constitue un geste grave, qui peut aussi engendrer du stress et de la stigmatisation. Sans motifs valables, les parties devraient s'abstenir de faire ou de défendre des allégations sous le voile de l'anonymat, en ayant l'assurance que leur identité ne sera pas révélée si leurs allégations ne sont pas jugées crédibles, qu'elles sont rejetées ou qu'elles conduisent à une condamnation pour violation du Code. Ce n'est qu'en informant le public de la façon dont le Tribunal tranche les questions dont il est saisi que l'on assurera un examen public efficace du système des droits de la personne. L'ouverture et la liberté d'expression sont essentielles dans nos systèmes juridique et des droits de la personne. [Traduction libre].
Le TDPO accueille les demandes d'anonymisation lorsque la sécurité d'une personne est clairement menacée, lorsqu'une autre instance criminelle découlant des mêmes faits est en cours et porte sur des allégations d'agression sexuelle, et lorsque l'on a des informations médicale hautement sensible ou des renseignements particulièrement sensibles sur une personne souffrant de troubles de santé mentale aigus.
Toute partie ou tout participant qui demande au TDPO d'utiliser ses initiales, plutôt que son nom, dans sa décision (une demande d'anonymisation) doit déposer une Demande d'une ordonnance dans le cadre d'une instance conformément aux Règles de procédure du Tribunal (Règle 19). La Demande d'une ordonnance doit contenir des renseignements détaillés sur le type de protection de la vie privée recherchée (en général, l'anonymat), et être accompagnée de toutes les observations pertinentes, notamment les éléments de preuve et la jurisprudence à l'appui, le cas échéant.
Les parties intimées ont le droit de présenter leurs propres observations dans ce genre de demandes. La demande sera tranchée par un arbitre qui rendra sa décision après examen des observations, des faits et de la loi applicable.
Une partie peut demander au TDPO d'ordonner que certains renseignements concernant l'affaire ne soient jamais publiés (une interdiction de publication), de sceller le dossier de sorte qu'une partie ou l'ensemble des documents qu'il contient ne puissent être rendus publics quelles que soient les circonstances (une ordonnance de mise sous scellés), ou d'exclure le public d'une partie ou de l'ensemble de l'audience (une ordonnance d'exclusion). Ces demandes sont rarement accueillies car elles constituent une dérogation importante au principe de justice ouverte et transparente.