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Conférences préparatoires et audiences
Remarque : Les documents que vous soumettez au tribunal peuvent être consultés par le public sur demande, sauf dans certaines exceptions limitées.
Conférences préparatoires
Une fois que le SAIAA a reçu la formule de défense, il assignera un membre du personnel, que l'on nomme un agent de la gestion des cas (AGC), au dossier. L'AGC sera votre principale personne-ressource au SAIAA pour votre dossier.
Objectifs
La conférence préparatoire vise à:
- aider les parties à parvenir à un règlement;
- aider les parties à échanger des renseignements afin qu'elles comprennent bien ce que chaque partie veut obtenir et les éléments de preuve que chaque partie pourrait invoquer;
- aider les parties à comprendre l’issue possible de l'affaire si l’affaire est tranchée par un arbitre au cours d’une audience;
- planifier la tenue de l'audience, si cela est toujours nécessaire.
Date de la conférence préparatoire: Le TAMP fixera une date pour une conférence préparatoire d'une heure avec les parties et un arbitre du SAIAA. La conférence préparatoire a généralement lieu dans les 45 à 60 jours qui suivent la réception de la défense. Normalement, la conférence préparatoire a lieu au téléphone. Le TAMP enverra les renseignements relatifs à la conférence préparatoire à toutes les parties.
Participants: Toutes les personnes qui devraient être présentes pour faciliter le règlement de l'affaire devraient participer à la conférence préparatoire. La personne accidentée et la compagnie d'assurance doivent toutes les deux participer à la conférence préparatoire, même si elles ont un représentant.
La conférence préparatoire sera présidée par un arbitre du SAIAA. L'arbitre guide et appuie les parties afin de tenter de résoudre le différend. L'arbitre est formé pour comprendre les différends liés à des accidents. L’arbitre donnera son opinion sur l'issue possible de l'affaire si elle est tranchée par audience.
Divulgation: Une fois que la date de la conférence préparatoire est établie, l'agent de la gestion des cas (AGC) du SAIAA enverra une formule intitulée Résumé en vue de la conférence préparatoire aux deux parties.
Vous devez remplir la formule Résumé en vue de la conférence préparatoire. Dans la formule, vous devez fournir des renseignements sur les documents qui pourraient être pertinents pour votre cause, les témoins possibles et les autres éléments de preuve dont vous disposez.
Vous devez fournir à l'autre partie une copie de la formule Résumé en vue de la conférence préparatoire dûment remplie ainsi que tout autre document pertinent dont vous disposez. C’est ce qu’on nomme la « divulgation ». La divulgation aide les deux parties à comprendre les points en litige et pourrait fournir les renseignements requis pour régler l'affaire.
Pour de plus amples renseignements sur la divulgation des documents et des témoins, veuillez consulter la Règle 9 des Règles de pratique du Tribunal d'appel en matière de permis.
Chaque partie doit fournir au SAIAA et à l’autre partie son Résumé en vue de la conférence préparatoire et les pièces jointes ainsi que des renseignements sur l'offre de règlement la plus récente, et ce, au moins 10 jours avant la date de la conférence préparatoire.
Ce qui se produit pendant une conférence préparatoire
La plupart des conférences préparatoires ont lieu au téléphone. L'arbitre du SAIAA dirige la conférence préparatoire, laquelle est informelle et confidentielle. L'arbitre aura préalablement lu les formules Résumé en vue de la conférence préparatoire ainsi que les offres de règlement et tentera de réduire les points en litige entre les parties en posant des questions et en expliquant comment l'AIAL a été appliquée à d'autres affaires similaires. Parfois, l’arbitre pourrait rencontrer individuellement le demandeur ou la compagnie d’assurance afin de favoriser la conclusion d’un règlement. Si vous et la compagnie d’assurance ne pouvez en arriver à un règlement, l'arbitre pourrait prendre des décisions sur certains points et vous donner des directives en préparation à l’audience. L’arbitre a le pouvoir de mettre fin à l’affaire lors de la conférence préparatoire s’il détermine que l’affaire ne relève pas du SAIAA. L’arbitre peut également ordonner à l’une ou l’autre des parties de prendre certaines mesures, d’échanger des renseignements ou de payer des frais et dépens.
Les discussions ne sont pas enregistrées et l'arbitre ne fournira aucun renseignement sur vos discussions confidentielles à l’arbitre suivant. Seuls les documents que les deux parties ont convenu de transmettre ainsi que les ordonnances rendues par l’arbitre de la conférence préparatoire au sujet de l'audience et de certaines questions préliminaires seront transmis à l’arbitre qui présidera l’audience, lequel sera un arbitre différent de celui qui a dirigé la conférence préparatoire.Audiences
Une audience du SAIAA a seulement lieu si la conférence préparatoire obligatoire n'a pas permis aux parties de parvenir à une entente.
Date de l’audience: Toutes les parties recevront un Avis d'audience de l'agent de la gestion des cas (AGC) qui indiquera la date, l'heure et le format d'audience. L'audience aura lieu 60 à 90 jours après la conférence préparatoire. Si l’arbitre de la conférence préparatoire estime que l'audience nécessitera beaucoup de temps, il pourrait utiliser la fin de la conférence préparatoire pour fixer des dates d’audience afin de s'assurer qu'un temps suffisant soit prévu pour instruire l’affaire.
Les audiences du SAIAA peuvent avoir lieu par écrit, par voie électronique (vidéoconférence ou téléconférence), ou en recourant à une combinaison de ces méthodes.
Au début de l'audience, l'arbitre de l'audience vérifiera de nouveau s’il y a une possibilité que les parties parviennent à une entente avec les renseignements dont elles disposent. Si cela n'est pas le cas, l’arbitre ira de l’avant avec l'audience. Après l'audience, l'arbitre de l'audience rendra une décision définitive sur l'affaire. Habituellement, cette décision est envoyée aux parties plus tard sous forme de décision écrite. Les décisions rendues par le tribunal ont force de loi et le demandeur et la compagnie d’assurance devront respecter cette décision.
Participants: Les participants à une audience du SAIAA comprennent:
- l'arbitre;
- la personne accidentée (dans la plupart des cas, il s’agit du demandeur);
- un représentant de la compagnie d'assurance;
- les représentants des participants (avocats, parajuristes ou autres représentants);
- les témoins;
- les interprètes, s'il y a lieu (pour les personnes qui ont besoin de services d'interprétation linguistique ou gestuelle);
- les personnes de soutien, si nécessaire.
Les audiences sont ouvertes au public, à moins que l'arbitre décide qu’une partie ou la totalité de l’audience devrait avoir lieu à huis clos pour des motifs de protection de la vie privée prévus par la loi.
Que se passe-t-il pendant une audience du SAIAA?
Une audience du SAIAA est une instance judiciaire présidée par un arbitre indépendant. Le demandeur et la compagnie d'assurance présentent tous les deux leur compréhension de l'affaire et des principaux points en litige. Ils doivent utiliser des éléments de preuve (documents, témoins, etc.) pour présenter leur position respective.
L'arbitre qui présidera l'audience ne sera pas le même que celui qui a dirigé la conférence préparatoire. L’arbitre de l’audience ne saura pas ce qui s'est produit pendant la conférence préparatoire; vous devrez donc lui expliquer ce qui s'est produit depuis le début.
Les prochains paragraphes fournissent de plus amples renseignements sur divers aspects des audiences.
Le rôle de l'arbitre
L'arbitre préside l’audience. Les parties doivent suivre les directives de l'arbitre pendant l'audience. Comme l'arbitre doit demeurer neutre et indépendant, il ne peut pas fournir de conseils juridiques à l'une ou l'autre des parties. Souvent, l'arbitre posera des questions pendant l'audience, au fur et à mesure que le demandeur et la compagnie d'assurance présenteront des éléments de preuve pour appuyer leurs positions.
L'arbitre tiendra compte de tous les éléments de preuve présentés et de tout ce que les parties ont dit pour rendre sa décision en se fondant sur la preuve et la loi. La décision sera communiquée aux parties par écrit plus tard et indiquera les motifs à la base de la décision.
Le rôle des parties
Tous les participants à l’audience sont tenus d’être courtois et respectueux les uns envers les autres et envers l’arbitre. Entre autres, ils ne doivent pas interrompre la personne qui parle. La personne qui a déposé la requête présente sa position en premier, puis c'est le tour de l'autre partie.
Pendant l'audience, la personne accidentée et la compagnie d’assurance, ou leurs représentants, expliquent leurs positions à l'arbitre, interrogent les témoins et présentent des documents à titre d'éléments de preuve. Les parties peuvent présenter des arguments sur les faits et le droit.
Qu'est-ce qu'un élément de preuve?
Il peut s’agir de documents ou de choses dont l'arbitre peut tenir compte pour trancher l’affaire. Il peut également s’agir du témoignage des témoins, soit ce que disent les témoins pendant l’audience. Les témoignages peuvent également être présentés dans un document nommé affidavit. Dans un affidavit, le témoin déclare sous serment ou affirme solennellement que les renseignements qu’il fournit sont véridiques.
Que peut-on présenter comme élément de preuve?
Dans une affaire liée à un accident automobile, les éléments de preuve peuvent comprendre le rapport d'accident de la police ou un rapport médical préparé par un médecin, un physiothérapeute ou un autre type de professionnel de la santé.
Qui peut être un témoin?
Un témoin est une personne qui a eu personnellement connaissance des événements. Une personne peut agir comme son propre témoin pendant l'audience. L'arbitre demandera aux témoins de faire une affirmation solennelle ou de prêter serment. Les personnes qui sont appelées à témoigner par une partie peuvent être interrogées par l’autre partie – c’est ce qu’on nomme le « contre-interrogatoire ». L’arbitre du tribunal peut également poser des questions aux témoins.
Qui peut être un témoin expert?
Un témoin expert est une personne qui peut fournir des renseignements techniques ou une opinion pendant l'audience. Le tribunal peut décider qui est un témoin expert en se fondant sur l'expérience de la personne. Dans les affaires liées à un accident automobile, les médecins qui vous ont examiné après l'accident sont souvent des témoins experts.
Qu'est-ce qu'un rapport d'expert?
Les parties doivent échanger des renseignements sur leurs preuves d'expert. Ces renseignements sont généralement consignés dans des rapports écrits ou les déclarations des témoins; c'est ce qu'on nomme les « rapports d'experts ». Ces rapports résument ce que l'expert dira et expliquent brièvement pourquoi l'expert croit qu'il a raison.
Quels types de documents peuvent être soumis à titre d'éléments de preuve?
Un document peut être une feuille de papier qui comporte des renseignements dactylographiés, imprimés ou manuscrits. Un document peut être une facture, une estimation, une lettre, un avis, une photo, une vidéo, une publicité, un rapport, une entente, un contrat, etc.
S'il s'agit de documents électroniques, toutes les parties à l'affaire doivent être en mesure d'y accéder. Il est donc possible que vous deviez fournir des copies en format électronique.
Dois-je assigner un témoin à comparaître pour « prouver » l’authenticité d’un document?
Les parties peuvent convenir de l’authenticité d'un document sans qu’il soit nécessaire d’assigner un témoin pour prouver l’authenticité d’un document. Si les parties ne conviennent pas que le document est authentique, il pourrait être nécessaire d'assigner un témoin à comparaître afin de « prouver » l'authenticité du document. Le témoin devra préciser dans son témoignage à quel moment il a préparé, reçu, renvoyé, obtenu ou trouvé le document. Par exemple, dans une affaire liée à un accident automobile, si vous soumettez le rapport d'un physiothérapeute et que la compagnie d'assurance n'est pas convaincue que le document est authentique, il est possible que vous deviez envoyer une assignation de témoin Formules au physiothérapeute afin qu’il dise au tribunal qu'il a préparé le document et que ce dernier est authentique.
Dois-je remettre des documents originaux au SAIAA?
Dans certains cas, vous devrez remettre une copie originale d’un document à l'arbitre afin de démontrer que le document n'a pas été modifié ou que la photocopie contient tous les renseignements qui apparaissent dans le document original. Si vous utilisez une copie d’un document, un témoin devra témoigner que la copie est une copie conforme de l’original et qu’il n'y a pas eu de modifications, d'ajouts ni de suppressions par rapport à l'original.