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Conférences préparatoires et audiences
Remarque : Les documents que vous soumettez à la Commission de la sécurité-incendie (CSI) peuvent être consultés par le public sur demande, sauf dans certaines exceptions limitées.
Conférences préparatoires
Aperçu
La première étape du processus d’appel est la conférence préparatoire avec toutes les parties (habituellement le propriétaire ou l’occupant et le service d’incendie – ou les représentants des parties). En général, cette conférence est téléphonique et présidée par un membre de la CSI.But
La conférence préparatoire donne à l’arbitre l’occasion de fournir de l’information sur le processus d’appel, et aux parties, de discuter, de préciser et de mieux circonscrire les questions. Il arrive que les parties règlent le litige sans qu’il soit besoin d’une audience.
Si le litige persiste entre les parties, l’arbitre fait le nécessaire pour la tenue d’une audience, notamment en fixant la date et l’endroit de l’audience, ainsi que les dates auxquelles chaque partie doit fournir les documents et autres renseignements à l’autre partie et à la CSI.
Délai
La CSI envoie un avis de conférence préparatoire aux parties dans les cinq jours ouvrables suivant la date à laquelle elle reçoit l’avis d’appel ou la requête.
L’avis de conférence préparatoire confirme la date et l’heure de la conférence ainsi que les renseignements nécessaires pour y accéder.
Préparation à la conférence préparatoire
À la conférence, les parties doivent être prêtes à discuter en vue d’un règlement et faire de leur mieux pour résoudre les questions litigieuses. Si la conférence préparatoire ne débouche pas sur un règlement, l’arbitre prendra les dispositions nécessaires pour la tenue d’une audience : discussion des dates et endroits possibles, fixation des échéances pour la production des documents et des listes de témoins par les parties, etc.
Chaque partie ou son représentant doit participer à la conférence préparatoire.
Résultats
Issues possibles d’une conférence préparatoire :
- l’affaire est réglée;
- l’appel est retiré;
- la conférence est ajournée ou réinscrite au rôle;
- une audience est inscrite au rôle, et des ordonnances de procédure sont rendues.
Ajournement
Vous êtes censé être prêt à présenter votre dossier à la date inscrite au rôle. Si vous ne pouvez pas assister à la conférence préparatoire ou à l’audience le jour prévu, vous devez rapidement aviser la CSI et l’autre partie que vous demandez un ajournement.
Votre demande doit contenir :
- la raison pour laquelle vous demandez l’ajournement;
- le cas échéant, le consentement écrit à l’ajournement signé par l’autre partie ou son représentant;
- au moins trois dates ultérieures, lesquelles doivent tomber au plus 30 jours après la date initiale de la conférence ou de l’audience et convenir à toutes les parties.
Préparation à l’audience
Témoignage
Si l’affaire fait l’objet d’une audience, les parties doivent se préparer à présenter leur cause en produisant des preuves.
Les preuves comprennent les témoignages oraux ainsi que les documents et éléments (ex. : photos) pertinents à l’affaire et susceptibles d’étayer votre position. La CSI rend sa décision après examen des preuves et d’après les dispositions applicables de la LPPI et du Code de prévention des incendies de l’Ontario.
Pour en savoir plus, consultez le Feuillet d’information : Présentation de la preuve.
Production
Vous devez mettre l’autre partie en copie conforme quand vous communiquez avec la CSI au sujet de questions en lien avec l’appel ou l’audience.
Si vous voulez que la CSI examine des documents ou d’autres éléments lors de l’audience, vous devez les fournir à l’autre partie et à la CSI.
L’échange de documents sera aussi abordé à la conférence préparatoire. L’arbitre examinera la position des deux parties avant de fixer les dates d’échéance qu’elles devront respecter pour la production des documents et autres éléments sur lesquels elles prévoient s’appuyer à l’audience.
Pour de plus amples renseignements, consultez le Feuillet d’information : Divulgation.
Témoins
Vous pourriez vouloir produire un témoin à l’audience. Lors de la conférence préparatoire, l’arbitre discutera des questions relatives aux témoins. Vous devrez peut-être fournir une liste des témoins que vous voulez appeler à la barre durant l’audience, ainsi qu’une brève description de la teneur de chaque témoignage à venir.
Si votre témoin ne souhaite pas comparaître à l’audience, vous pouvez demander à la CSI une assignation qui, si elle est signifiée en bonne et due forme, obligera le témoin à comparaître.
Pour demander une assignation, vous devez remplir le formulaire d’assignation d’un témoin et le soumettre à l’approbation de la CSI.
La signification de l’assignation à témoigner et le paiement de l’indemnité de présence incombent à la partie qui a obtenu l’assignation. L’indemnité de présence est calculée conformément aux Règles de procédure civile et à celles de la Cour supérieure de justice.
Audiences
Date, forme et lieu de l’audience
L’audience n’a lieu que si les parties ne sont pas parvenues à s’entendre lors de la conférence préparatoire.
Les dates d’audience sont fixées par l’arbitre de la conférence, après consultation des parties.
Les audiences peuvent se tenir par écrit, par téléconférence, par vidéoconférence, en personne ou par toute combinaison de ces moyens. L’arbitre décide au cas par cas de la forme que prendra l’audience lors de la conférence préparatoire, après consultation des parties.
Processus d’audience
Les appels sont entendus par un ou plusieurs membres de la CSI.
À l’audience, chacune des parties a l’occasion de présenter sa cause. La CSI peut demander à chaque partie de commencer par un exposé préliminaire qui résume sa position. Les parties présentent leurs preuves en citant des documents ou des pièces et en appelant leurs témoins à la barre.
Le témoin est interrogé par la personne qui l’a cité à comparaître. Après cet interrogatoire, l’autre partie peut le contre-interroger.
Une fois que toute la preuve a été présentée et que tous les témoins ont été entendus, la CSI demand aux parties (ou à leurs représentants) de faire leurs dernières observations, qui résument leur plaidoirie sur les raisons pour lesquelles l’appel doit être accueilli ou rejeté.
La CSI peut faire ses dernières remarques avant de clore l’audience.
Pour de plus amples renseignements, consultez le Feuillet d’information : La présentation de votre cause.