CIVAC: Procédure de requête et d’audience

1^ère étape : Avant le dépôt d'une requête

À compter du 1^er octobre 2019, la CIVAC n'acceptera plus :

• des requêtes en indemnisation;
• des demandes d'audience de révision;
• des requêtes en modification d'une ordonnance d'indemnisation.

3^e étape : Après le dépôt de la demande

Ce que vous devez faire pour vous préparer à l'audience.

Lorsque la CIVAC reçoit une demande d'indemnisation, elle lui assigne un numéro de dossier, qu'elle indiquera dans toutes ses correspondances avec vous. Indiquez ce numéro dans tous les documents que vous envoyez à la CIVAC.

Si vous n'avez pas répondu à toutes les questions du formulaire de demande, cela retardera le traitement de votre demande. La CIVAC devra peut-être vous contacter pour obtenir les renseignements ou les documents manquants. Elle vous contactera aussi si vous n'êtes pas admissible à une indemnité.

Réunir les documents nécessaires pour l'audience

Aux fins de l'examen d'une demande d'indemnisation, la CIVAC passe en revue les reçus, les rapports médicaux et les rapports de counseling, ainsi que les rapports de police et les dossiers judiciaires.

Vous devez réunir les documents suivants :

• Des rapports de fournisseurs de traitement (que vous pouvez obtenir vous-même ou faire envoyer à la CIVAC par les fournisseurs). La CIVAC vous indiquera comment obtenir ces rapports. Si vous avez de la difficulté à les obtenir, avisez-en la CIVAC. Elle pourra vous aider. La CIVAC paiera tout ou partie des frais d'obtention des rapports. Pour plus de renseignements, consultez la fiche d'information : Paiement des rapports médicaux (pour les requérants).
• Des lettres de soutien. Si l'acte criminel n'a pas été signalé à la police, vous devrez peut-être identifier les personnes qui ont été témoins de l'acte criminel ou qui en ont connaissance, et nous envoyer des lettres de soutien qui décrivent votre personnalité ou votre crédibilité, ou qui corroborent (confirment) votre déclaration au sujet de l'acte criminel et ses répercussions sur votre vie. Ces lettres peuvent être écrites par des membres de votre famille, des amis proches ou des aînés.

La CIVAC :

• communiquera avec le service de police concerné pour demander un rapport écrit;
• obtiendra des documents (p. ex., une décision, des transcriptions) au sujet de l'issue d'un procès criminel, si l'acte criminel a fait l'objet d'un procès. Si l'affaire est encore devant les tribunaux, la CIVAC pourrait décider d'attendre la fin du procès avant de traiter votre demande.

Vos responsabilités avant l'audience

L'obtention de tous les documents nécessaires pour appuyer votre demande peut prendre du temps. Pour que nous puissions traiter votre demande le plus rapidement possible, il est important que nous recevions les documents dès que possible.

Vos responsabilités sont les suivantes :

• soumettre un formulaire de demande correctement rempli;
• répondre à nos lettres ou demandes de renseignements rapidement;
• faire un suivi auprès de vos fournisseurs de traitement pour vous assurer qu'ils ont envoyé vos documents à la CIVAC;
• informer la CIVAC dès que le procès criminel est terminé, pour qu'elle puisse demander les documents judiciaires;
• informer la CIVAC de tout changement dans vos circonstances susceptibles d'avoir un impact sur votre demande, comme des changements dans votre état de santé ou dans vos blessures qui ont résulté de l'acte criminel;
• informer la CIVAC de tout changement dans vos coordonnées pour que votre dossier soit toujours à jour. Si la CIVAC ne peut pas vous contacter, le traitement de votre dossier sera retardé;
• aviser la CIVAC si vous recevez des indemnités pour les blessures ou le décès en question du contrevenant ou du contrevenant présumé (dans le cadre d'une restitution ou d'une action au civil), d'une compagnie d'assurance, de la CSPAAT ou de tout autre organisme privé ou public.

Fixer une date d'audience

Lorsque votre dossier est prêt, la CIVAC fixe une date d'audience écrite ou électronique. Elle vous enverra par la poste un avis d'audience, qui vous indique la date et le type d'audience et, le cas échéant, l'heure de l'audience.

Vous devez vérifier que la CIVAC possède vos numéros de téléphone et votre adresse postale corrects. En cas de changement de vos coordonnées, envoyez à la CIVAC un Avis de changement d'adresse ou avisez la CIVAC, par téléphone ou par courriel, de vos nouvelles coordonnées le plus rapidement possible.

Avis au contrevenant présumé

Dans sa Directive de pratique sur les contrevenants présumés, la CIVAC indique comment elle se met en rapport avec ces contrevenants et les avise des demandes les concernant. Si la CIVAC n'est pas certaine qu'un crime violent a été perpétré, elle peut envoyer un avis de demande à une personne qui, dans la demande, est indiquée comme étant responsable du crime violent allégué. La personne que vous désignez comme étant responsable de l'acte de violence criminel est le « contrevenant présumé ». Si un tribunal déclare que cette personne est coupable de l'acte criminel, elle sera appelée le « contrevenant » ou la « contrevenante ».

Si le contrevenant présumé doit être avisé, nous vous en informerons. Si sa participation vous inquiète, vous devez nous en faire part dès que possible durant le processus de la demande.

Si le contrevenant présumé est avisé, nous lui divulguons les documents ou les parties de document qui concernent le ou les crimes violents allégués. Nous ne lui communiquerons aucune information sur votre situation personnelle, ni sur vos blessures ou les soins reçus, ni sur l'indemnisation réclamée.

Habituellement, le contrevenant présumé participe aux procédures par des observations écrites, mais dans certains cas, la CIVAC estime, d'après les observations présentées, qu'il doit comparaître pour que la décision soit rendue équitablement. Si tel est le cas, il comparaîtra par téléphone ou vidéoconférence.

Le contrevenant présumé recevra une copie de la décision de la CIVAC.

4^e étape: L'audience

Les types d'audience, le lieu de l'audience et qui assistera à l'audience.

Types d'audience

Audience écrite

Si votre demande peut être évaluée en se fondant uniquement sur des preuves documentaires, vous n'aurez pas à assister à une audience. L'arbitre (appellé aussi « membre ») prendra une décision fondée sur les renseignements versés au dossier. Pour plus d'information, consultez la fiche d'information : Audiences écrites.

Audience électronique

Pendant une audience électronique, vous participez par téléphone ou par vidéoconférence et les arbitres se trouvent dans une salle d'audience.

Une audience électronique peut être tenue dans les cas suivants :

• Le contrevenant présumé a décidé de participer;
• Vous avez des problèmes de mobilité et il vous sera difficile de vous rendre au lieu de l'audience;
• Votre demande peut être évaluée sans que vous apparaissiez en personne.

Pour plus de renseignements, consultez la fiche d'information : Audiences électroniques.

Déroulement de l'audience

Langue de l'audience

Les audiences se déroulent soit en anglais soit en français. Si vous avez besoin d'un interprète dans une langue autre que l'anglais ou le français, vous devez en informer la CIVAC pour qu'elle puisse retenir les services d'un interprète agréé à l'audience. Pour plus de renseignements, consultez : Services linguistiques.

Personnes présentes à l'audience

Avocat ou parajuriste : La CIVAC n'exige pas que vous ayez un représentant juridique à l'audience, mais vous pouvez en avoir un si vous le souhaitez. Un représentant juridique peut être un avocat ou un parajuriste. Si vous avez un représentant juridique, la CIVAC communiquera uniquement avec lui et pas avec vous.

Personne de soutien : Une personne de soutien, comme un membre de la famille ou un ami, peut assister à l'audience avec vous.

Agent de police : L'agent de police qui a enquêté sur l'incident peut être convoqué pour témoigner à l'audience. Il peut être appelé à parler de son enquête, de votre coopération pendant l'enquête policière et les instances judiciaires, ainsi que de l'issue de toute instance concernant l'acte criminel.

Contrevenant présumé : La personne que vous désignez comme étant responsable de l'acte de violence criminel est le « contrevenant présumé », qu'on appelle aussi « auteur présumé de l'infraction ». Si un tribunal déclare que cette personne est coupable de l'acte criminel, elle sera appelée le « contrevenant » ou la « contrevenante », ou l'« auteur de l'infraction ». Si la CIVAC n'est pas certaine qu'un crime violent a été perpétré, elle peut aviser le contrevenant présumé de la demande.

La procédure de la CIVAC n'est pas accusatoire. La CIVAC traite beaucoup de demandes sur la base d'un dossier écrit, sans audience orale. Il se peut que le contrevenant présumé soit invité à présenter des observations écrites. Si la CIVAC décide de tenir une audience en personne, le contrevenant présumé ne sera pas dans la même salle que vous. Il sera au téléphone ou en téléconférence. S'il doit assister à l'audience, vous en serez informé.

Pour plus de renseignements, consultez « Avis au contrevenant présumé » à la 3^e étape.

Témoins : Une personne capable de donner un compte rendu de quelque chose qu'elle a elle-même vu, entendu ou vécu est un témoin. On appelle « témoignage » les renseignements communiqués par le témoin. Si vous souhaitez qu'une personne fasse un témoignage à votre audience, vous devez déposer une Demande d'assignation dès que possible après avoir reçu l'avis d'audience, au moins sept jours avant l'audience. La CIVAC ne lance une assignation que si le témoignage attendu est pertinent pour l'instance. Si un témoin est assigné à comparaître à une audience, vous devrez lui faire remettre l'assignation en mains propres (signifier) et verser une indemnité de témoin.

Membres du public et des médias : les audiences orales sont généralement ouvertes au public et aux médias, s'ils veulent y assister. Toutefois, une audience peut se ternir à huis clos si, selon le cas :

1. elle soulève des craintes pour la sécurité publique;
2. une instance criminelle est encore en cours;
3. la demande d'indemnisation porte sur une infraction sexuelle, des actes de violence conjugale ou des mauvais traitements envers un enfant.

Si la tenue d'une audience publique vous cause des inquiétudes, vous devez en informer la CIVAC pendant le processus de demande.

Personnes de moins de 18 ans : La personne de moins de 18 ans qui a reçu l'autorisation de la CIVAC de déposer une demande d'indemnisation en son propre nom doit assister à l'audience. Si la personne de moins de 18 ans a un tuteur à l'instance, elle n'est pas obligée d'assister à l'audience, sauf si elle doit témoigner.

5^e étape : Après l'audience

Comment les arbitres prennent une décision et comment vous recevrez la decision.

Décision sur l'octroi d'une indemnité

Pour décider s'il convient ou non d'octroyer une indemnité et pour déterminer le montant de l'indemnité, la CIVAC tient compte des facteurs suivants :

• Si le dossier contient suffisamment de preuves fiables à l'appui de la demande;
• Si l'incident est considéré comme un crime violent au sens du Code criminel ou si une personne a été arrêtée, ou si la personne blessée ou la personne décédée aidait un agent de la paix dans l'exercice de ses fonctions d'application de la loi ou si elle tentait de prévenir la perpétration d'un crime. Remarque : La loi change périodiquement. Pour décider si un crime violent a eu lieu, la CIVAC tient compte de la version du Code criminel en vigueur au moment de l'incident;
• Toutes les circonstances pertinentes, y compris le comportement de la victime susceptible d'avoir contribué, directement ou indirectement, à la lésion ou au décès;
• Si l'auteur de la demande a refusé de coopérer raisonnablement avec la police ou s'il n'a pas signalé rapidement l'infraction à la police;
• Si l'auteur de la demande a reçu des indemnités d'une assurance privée, de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail ou d'une autre source, à la suite de l'acte criminel. Les prestations du programme Ontario au travail ou du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées ne sont pas visées.

La décision

Si les arbitres vous communiquent leur décision à l'audience

Parfois, à la fin de l'audience électronique (téléphone ou vidéo), les arbitres communiquent leur décision au requérant et lui font parvenir leur décision par écrit par courriel ou par la poste, directement et par l'intermédiaire de son représentant juridique, s'il en a un, dans les quatre à six semaines qui suivent l'audience.

Si les arbitres ne vous communiquent pas leur décision à l'audience

Les arbitres ne rendent pas toujours leur décision à la fin de l'audience. Ils peuvent rendre leur décision plus tard, avec des motifs écrits. Dans ce cas, vous recevrez la décision dans les deux à trois mois qui suivent l'audience.

Si une audience documentaire a eu lieu dans votre affaire, vous recevrez normalement la décision par courriel ou par la poste, dans les deux à trois mois.

Votre indemnité

Si votre demande d'indemnisation est acceptée, nous vous enverrons un chèque par la poste sous pli séparé, 30 jours après votre réception de la décision écrite.

Si vous avez introduit une action en justice au sujet de l'acte criminel et que le tribunal vous accorde des indemnités, vous devez rembourser à la CIVAC les montants qu'elle vous a versés. Vous devrez envoyer une lettre à la CIVAC pour expliquer la situation et joindre un chèque du montant de l'indemnité qu'elle vous a versée.

Si votre demande est refusée, la lettre vous informant du rejet de votre demande contiendra les motifs de la décision.