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Conférences préparatoires et audiences
Remarque : Les documents que vous soumettez au tribunal peuvent être consultés par le public sur demande, sauf dans certaines exceptions limitées.
Conférences préparatoires
Aperçu
La première étape du processus d’appel est la conférence préparatoire avec toutes les parties. En général, cette conférence est téléphonique et présidée par un membre du TAMP.But
La conférence préparatoire donne à l’arbitre l’occasion de fournir de l’information sur le processus d’appel, et aux parties, de discuter, de préciser et de mieux circonscrire les questions. Il arrive que les parties règlent le litige sans qu’il soit besoin d’une audience. Si le litige persiste entre les parties, l’arbitre fait le nécessaire pour la tenue d’une audience, notamment en fixant la date et l’endroit de l’audience, ainsi que les dates auxquelles chaque partie doit fournir les documents et autres renseignements à l’autre partie et au TAMP.Délai
Les conférences préparatoires pour les affaires prioritaires, comme la mise en fourrière d’un véhicule ou la suspension d’un permis de conduire, se tiennent dans les 15 à 30 jours suivant la date où l’appel est déposé au TAMP. Dans tous les autres cas, le TAMP fixera rapidement une date pour une conférence préparatoire. L’avis de conférence préparatoire confirme la date et l’heure de la conférence ainsi que les renseignements nécessaires pour y accéder.Préparation à la conférence préparatoire
À la conférence, les parties doivent être prêtes à discuter en vue d’un règlement et faire de leur mieux pour résoudre les questions litigieuses. Si la conférence préparatoire ne débouche pas sur un règlement, l’arbitre prendra les dispositions nécessaires pour la tenue d’une audience : discussion des dates et format, fixation des échéances pour la production des documents et des listes de témoins par les parties, etc.
Chaque partie ou son représentant doit participer à la conférence préparatoire.
Résultats
Issues possibles d’une conférence préparatoire :
- l’affaire est réglée;
- l’appel est retiré;
- la conférence est ajournée ou réinscrite au rôle;
- une audience est inscrite au rôle, et des ordonnances de procédure sont rendues.
Ajournement
Vous êtes censé être prêt à présenter votre dossier à la date inscrite au rôle. Si vous ne pouvez pas assister à la conférence préparatoire ou à l’audience le jour prévu, vous devez rapidement aviser le TAMP et l’autre partie que vous demandez un ajournement. Votre demande doit contenir :- la raison pour laquelle vous demandez l’ajournement;
- le cas échéant, le consentement écrit à l’ajournement signé par l’autre partie ou son représentant;
- au moins trois dates ultérieures, lesquelles doivent tomber au plus 30 jours après la date initiale de la conférence ou de l’audience et convenir à toutes les parties.
Préparation à l’audience
Témoignage
Si l’affaire fait l’objet d’une audience, les parties doivent se préparer à présenter leur cause en produisant des preuves. Les preuves comprennent les témoignages oraux ainsi que les documents et éléments (ex. : photos) pertinents à l’affaire et susceptibles d’étayer votre position. Le TAMP rend sa décision après examen des preuves. Pour en savoir plus, consultez les feuillets d’information « La présentation de votre cause » et « Présentation de la preuve ».Production
Vous devez mettre l’autre partie en copie conforme quand vous communiquez avec le TAMP au sujet de questions en lien avec l’appel ou l’audience. Si vous voulez que le TAMP examine des documents ou d’autres éléments lors de l’audience, vous devez les fournir à l’autre partie et au TAMP. L’échange de documents sera aussi abordé à la conférence préparatoire. L’arbitre examinera la position des deux parties avant de fixer les dates d’échéance qu’elles devront respecter pour la production des documents et autres éléments sur lesquels elles prévoient s’appuyer à l’audience.Témoins
Vous pourriez vouloir produire un témoin à l’audience. Lors de la conférence préparatoire, l’arbitre discutera des questions relatives aux témoins. Vous devrez peut-être fournir une liste des témoins que vous voulez appeler à la barre durant l’audience, ainsi qu’une brève description de la teneur de chaque témoignage à venir.
Si votre témoin ne souhaite pas comparaître à l’audience, vous pouvez demander au TAMP une assignation qui, si elle est signifiée en bonne et due forme, obligera le témoin à comparaître.
Pour demander une assignation, vous devez remplir le formulaire d’assignation d’un témoin et le soumettre à l’approbation du TAMP.
La signification de l’assignation à témoigner et le paiement de l’indemnité de présence incombent à la partie qui a obtenu l’assignation. L’indemnité de présence est calculée conformément aux Règles de procédure civile et à celles de la Cour supérieure de justice.
Audiences
Date et format de l’audience
L’audience n’a lieu que si les parties ne sont pas parvenues à s’entendre lors de la conférence préparatoire.
Les dates d’audience sont fixées par l’arbitre de la conférence, après consultation des parties.
Les audiences peuvent se tenir par écrit, par téléconférence, vidéoconférence ou par toute combinaison de ces moyens. L’arbitre décide au cas par cas de la forme que prendra l’audience lors de la conférence préparatoire, après consultation des parties.
Processus d’audience
Les appels sont entendus par un ou plusieurs membres du TAMP.
À l’audience, chacune des parties a l’occasion de présenter sa cause. Le TAMP peut demander à chaque partie de commencer par un exposé préliminaire qui résume sa position. Les parties présentent leurs preuves en citant des documents ou des pièces et en appelant leurs témoins à la barre.
Le témoin est interrogé par la personne qui l’a cité à comparaître. Après cet interrogatoire, l’autre partie peut le contre-interroger.
Une fois que toute la preuve a été présentée et que tous les témoins ont été entendus, le ou les membres présidant l’audience demandent aux parties (ou à leurs représentants) de faire leurs dernières observations, qui résument leur plaidoirie sur les raisons pour lesquelles l’appel doit être accueilli ou rejeté.
Les membres peuvent faire leurs dernières remarques avant de clore l’audience.